Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.

15 szerveknél, illetve az egyes szervek azon szervezeti egységeinél jelentkezett, amelyek már korábban felismerték annak a szükségességét, hogy irataikat ne feltétlenül az iktatószámok sorrendi jében irattározzák, hanem bizonyos (levelezőpartnerek, gyártmányok, megrendelések szerinti) csoportokat alakitsanak ki. Ezek a régebben használatban levő iratcsoportok nem ügykörökre épültek, csak egy szükkörü és egysiku áttekintést biztosítanak egy adott szerv vagy szervezeti egység ügyei felett. Ezenkívül a selejtezés lebonyolításának megkönnyítését sem szolgálják, hiszen például egy-egy ügyféllel a legkülönbözőbb, és különböző időpontban selejtezhető ügyben folyhat levelezés. Még nagyobb problémát jelent az, ha egy-egy ilyen iratcsoportban nemcsak különböző időpontban selejtezhető, de véglegesen megőrzendő, nem selejtezhető iratok is lerakásra kerülnek. Ezeknek a problémáknak az elrendezése sokkal nagyobb energiát igényelt, mintha ezeknél a szerveknél korábban semmiféle "tárgyi, tematikai" iratcsoportositás sem lett volna. Két ut kínálkozott. Az egyik esetében az ilyen szervek helyzetét nem mérlegelve, az ügykörök szerinti csoportosítást lehetett volna erőltetni, ami feltétlenül ahhoz vezetett volna, hogy az egyes szervek a kibúvók keresésére fordították volna idejüket és energiájukat. A másik ut bizonyos kompromisszummal járt. így több esetben, végső szükségként jutottam a szervekkel olyan megállapodásra,hogy kidolgozzák az ügykörökre épülő irattári tervüket, az ennek megfelelő tételszámokat az ügyintéző rávezeti az iratokra, amelyeket azonban az operatív irattárban a fent jelzett (un. téma-számok, ,munkaszámok stb.) csoportosításban kezelnek átmenetileg. Két év múlva, a központi irattárnak való átadás időpontjában azonban az irattári tervnek megfelelően csoportosítják az iratokat. Ezt a megoldást azért is fogadták el a szervek, mivel a két éven belül jelentkező operatív igényeiket éppen olyan jól szolgálja, mint két év után az átfogóbb szempontú tájékozódásu igényeik kielégítését. Több helyen ugy értelmezték a mintaszabályzatot, hogy az annak mellékletét képező minta-irattári tervet mechanikusan át kell venni. Ilyen helyeken meg kellett magyaráznom - bár a mintaszabályzat ezt egyértelműen kimondta -, hogy a szervezeti felépítést kell követnie az irattári tervnek, az ügyköröket az adott szerv egységeinek megfelelően kell csoportosítani. A jelzetelési rendszer terén néhány helyen túlságosan bonyolult (pl.: decimális) megoldást szándékoztak megvalósítani. Felhívtam a figyelmüket, hogy minél komplikáltabb tételjelölést alkalmaznak, annál nagyobb a hiba lehetősége. Mindenütt egyszerűbb tétel-jelölési rendszert ajánlottam. Általános problémaként jelentkezett, hogy a speciális jellegű iratoknak (tervrajz, térkép, hang, film stb.), amelyeknek nyilvántartásba vétele nem a megszokott módon történik, nem biztosítottak helyet az irattári tervben. Az ilyen speciális iratokat általában külön helyen: tervtárakban, okmánytárakban, rajztárakban stb. tárolják. Nem is gondoltak arra, hogy a működésük során keletkező iratanyagról egységes rendszerben nyerjenek tájékoztatást. Ha nem is fogadták el, de tudomásul vették azt, hogy az irattári tervnek minden, bármilyen jellegű iratanyagra ki kell terjednie. Megnyugvással vették tudomásul az intézmények, hogy a korábbi selejtezési ügykörjegyzékben foglalt előíráshoz képest a minta-irattári terv több ügykör vonatkozásában rövidebb őrzési időt tartalmaz, és viszonylag rövid idő alatt nagyobb mennyiségű iratanyagot lehet ennek alapján kiselejtezni. Néhány helyen mégis .problémát jelentett az, hogy bizonyos pénzügyi előírások (9/1969. PM.sz. rendelet) a mintaszabályzathoz képest eltérően szabályozták a számviteli iratok őrzési idejét. Ezeknél a szerveknél megadtam a szükséges felvilágosítást, azaz, hogy a pénzügyminiszteri rendelet az ügyviteli szempontból szükséges legrövidebb megőrzési időt tartalmazza, a mintaszabályzat viszont a történelmi, dokumentációs szempontokat is figyelembe veszi. Összefoglalóan elmondhatom, hogy a szerveknél általában ugy könyvelték el az uj iratkezelési szabályzatot, mint ami több munkát ad az ügyintézőknek és a kezelőknek. A jelenlegi gyakorlatuk vizsgálata alapján azonban bebizonyítottam nekik - és az iratkezelés egészét távlatokba helyezve, be is látták -, hogy jelenleg végeznek több és sok felesleges munkát, és hogy azt az eredményt mégsem érik el, amire szükség lenne, aminek a megvalósításához viszont az uj iratkezelési szabályzat lehetőséget biztosit.