Levéltári Szemle, 22. (1972)
Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.
12 Az irattári tervvel kapcsolatban is számos kérdés merült fel. Egyes szervek a szervezeti egységeik jelzőszámaival, az iratanyaguk állagszintü tagolásával megoldottnak vélték az ügykörök szerinti csoportositast. Altalános probléma volt - és ebben bizonyos mértékig egyet is lehet érteni a szervekkel - a szabályzatok elkészítésének határideje. "Szemére vetették" a minisztériumnak, hogy mig a mintaszabályzatot majd két év alatt készítették el, addig a vállalatoknak mindössze 2-3 hónap áll rendelkezésükre. Akadt a kérdések között néhány olyan is, amely tényleges iratkezelési problémákat tükrözött. Ilyen kérdések voltak azok, amelyek a szerv szervezeti felépitését követő ügykörcsoportositásu irattári tervnél a megegyező - főleg személyi, dologi ügyek - ügykörök csoportosításának módját vetették fel, tehát azt, hogy ezek az ügykörök minden szervezeti egységnél külön tételszámon szerepeljenek-e vagy pedig kiemelten azonos tételszámon kezeljék-e ezeket minden szervezeti egységnél? Hasonlóképp jogosan merült fel az un. "visszatükrözött iratok" irattározásának és selejtezésének a kérdése is: a tájékoztatás céljából több példányban készült és több szervezeti egységnek megküldött iratokat hol és mennyi ideig őrizzék meg; a selejtezési előírások kire vonatkoznak; hogyan célszerű szabályozni az ilyen, több szervezeti egységnél előforduló iratok megőrzési idejét stb. Többen felvetették a használatban levő, boltokban kapható iktatókönyvnyomtatvány kérdését, azt, hogy ezek rovatbeosztása nem felel meg a minisztérium által előirt követelményeknek. Mindezeknek a kérdéseknek a megválaszolása a mintaszabályzatban foglalt előírások bővebb kifejtése formájában történt meg. A konzultációs megbeszélések feltétlenül elősegítették a mintaszabályzat egyes pontjainak jobb megértését, és az egyes szabályzatok kielégítő szintű elkészítését. Az iratkezelési szabályzatok készítése során felmerült néhány probléma Látogatásaim során figyelemmel kisértem azt is, hogy az egyes szerveknél hogyan fogadják ezt a feladatot és hogyan készítik a szabályzatot. Az iratkezelési szabályzatok készítéséhez való hozzáállás legfőbb hiányossága az volt, hogy "íróasztali" feladatnak tekintették. Néhol a megbízott személy azzal kapta meg ezt a feladatot, hogy e tevékenység körében tudományos munkásságot fejthet ki. Jellemző talán az is, hogy a szabályzatok elkészítésével pénzügyi szakembereket vagy jogászokat biztak meg. Ebben az a szemlélet tükröződik, hogy egy-egy vállalatnál a "legfőbb irat" a pénzügyi, számviteli irat, tehát elsősorban ezek kezelésének szabályozására gondoltak. A jogászok megbízatását az magyarázhatja, hogy egy magasszintü jogszabály végrehajtásáról van szó, tehát ez a jogászok feladatkörébe tartozik. Olyan vállalatoknál, ahol szervezőket biztak meg az iratkezelési szabályzat készítésével ezek fő elvként, szempontként azt kapták, hogy az eddigi gyakorlaton, ami "olyan jól bevált", lehetőleg semmit vagy csak minimálisát változtassanak. A vállalatok általában a feladat megoldását szükséges rossznak tartják, megjósolják ezen irattározási rendszer bukását is. Az uj követelményeket a közigazgatási és csoportszámos iktatási rendszerrel hasonlítják össze. Nem látják e kettő és a 30/1969. Korm.sz. rendelet újszerűsége közti különbséget. Állásfoglalásukban az ujjal szembeni ellenállás dominál. Nem látják a rendelet segitő szándékát: az ügyvitel egyszerűsítésére irányuló törekvését, az iratokban való tájékozódás megkönnyítését, a selejtezés könnyebbé, gyorsabbá tételét. A rendeletet ujabb bürokratikus intézkedésnek vélik. Bizonyos célszerű átszervezés helyett az eddigi gyakorlat fenntartására törekednek. Arra hivatkoznak, hogy ez az uj iratkezelési szabályzat csak a közigazgatásban alkalmazható, termelő vagy kereskedelmi vállalatnál azonban nem. Az uj elképzelések megvalósítását csak az iratkezelői apparátus létszámának emelésével tartják megoldhatónak. Ugyanakkor nagy iratforgalmu szervek ragaszkodnak a nagy létszám-lekötéssel járó központi iktatáshoz. Minthogy ez meglehetősen általános probléma, célszerű egy kicsit közelebbről megnézni, hogy hogyan is történik a szerveknél a központi iktatás, hogyan jut el az irat az ügyintézőhöz?
