Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.

13 A központi iktatás azt jelenti, hogy az irat iktatószámot kap, az iktatókönyvben pedig bejegyzésre kerül e szám, továbbá az, hogy az irat honnan érkezett, mi a tárgya, hová, mely szervezeti egységhez kerül. Ezzel az iktatás ezen a szinten befejeződött, az iktatókönyv további rovatainak kitöltésére sohasem kerül sor. Ezután a beiktatott iratokat kézbesitőkönywel átadják az illetékes szervezeti egységeknek. A következő szinten - általában az igazgatóhelyetteseknél - ez az iktatás megismétlődik. Ezúttal az iratok - a szerv szervezeti felépítésének megfelelően - főosztályra, osztályra kerülnek. Az iktatószám, az iktatás kelte, a beküldő és a tárgy rovatok kitöltésén kivül az iktatás nem jelent többet azon a szinten sem, ahol végül is az ügyintéző veszi át az iratot intézkedésre. Az ügyirat tehát két-három iktatószámmal jut el az ügyintézőhöz, mert hiszen a fent emiitett szinteken mindenütt iktattak, és uj számot adtak az iratnak. Ugyancsak problematikus az irat útja visszafelé, ha pl. az előadó a beérkezett levélre válaszlevelet készit. Ilyen esetben a szervezeti egység iratkezelője az iktatókönyv következő üres sorába, a következő iktatószámnál "kimenő levél"-ként iktatja az elintézést. Bejegyzi az iktatás keltét, a "honnan" rovatba a cimzett nevét, majd kitöltésre kerül a tárgy rovat is. Ezzel az iktatás ismét befejeződött. E gyakorlattal két változatban találkoztam: az egyik az, amikor egy ügyirat egy iktatókönyvben, két iktatószámon kerül nyilvántartásba, a másik pedig az, amikor külön könyvben un. "kimenő" iktatókönyvben tartják nyilván az iratokat. Ezt a helytelen gyakorlatot jól illusztrálják a jelenleg hatályban levő, konkrét iratkezelési szabályzatokból vett részletek. Az egyik nagyobb szerv iratkezelési szabályzatában a következek olvashatók: "A központi irattár feladatai: - gondoskodik a postával érkező küldeményeknek a központba való szállitásáról, - a központi iktatókönyvbe bevezet minden beérkező iratot, az előirt iktatókönyv rovatainak megfelelően." Az iktatás az egyes szervezeti egységnél megismétlődik "... a részükre átadott, a központi irattárból vagy a felettes szakigazgatóktól érkező iratokat kötelesek saját iktatókönyvükbe bevezetni, folyamatos, növekvő, évenként újonnan kezdett iktatószámmal ellátni és ezt az iratra felvezetni. A szakterületek által végrehajtott beiktatás után az iratokon elhelyezett beérkezési bélyegző iktatószám helyén három szám szerepel, pl. 37.492/22/127. E számok közül az első a központi irattár iktatókönyvének az iratra vonatkozó sorszáma, a második szám az illetékes főosztály (osztály) jelzőszám, mig a harmadik szám az illetékes főosztály (osztály) iktatókönyvének az iratra vonatkozó sorszáma." Ugyanebben a szabályzatban a kimenő levelek kezeléséről - emlitést és különbséget sem téve abban, hogy válaszról - vagy saját kezdeményezésű levélről van-e szó - a következő utasitás található. "A kiküldésre kerülő iratok iktatása külön iktatókönyvben történik, az iktatókönyv rovatainak megfelelően. Az iktatószámban elsőnek az irat beiktatását végző szerv jelzőszámát, másodiknak pedig az iktatókönyv sorszámát kell feltüntetni, pl. 32/426. (Anyagellátási és Kooperációs Főosztály levele, annak iktatókönyvében a 426. sorszámú akta)" Az osztályközi levelezés szabályozása a következő: "... részére az iratkezeléssel megbizott szervek külön iktatókönyvet fektetnek fel. Az iktatószám két számcsoportból és egy betűjelzésből áll, pl. 112/216/o. ahol a 112. a Jogi Osztály jelzőszáma, a 216. a Jogi Osztály osztályközi levelezési iktatókönyvének sorszáma, az o-betü pedig az osztályközi levelezés jelzésére szolgál." Mind a beérkezett, mind a kimenő iratok "irattározása - az irattározó szerv sajátosságainak megfelelően - betűrend szerint vagy téma szerint, esetleg kisebb ügyforgalmu szervnél az iktatókönyvnek megfelelő sorszámozás szerint történik." Egy másik szerv az iktatást a következő módon szabályozza: "Minden iktatandó ügydarabot az Igazgatási Főosztály ügykezelése emelkedő sorszám szerinti számmal látja el, tekintet nélkül arra, hogy az ügydarab a vállalat mely szervét érinti. A szakigazgatóknál a központi ügykezeléstől átvett ügyiratokat az ügykezelés számán kell iktatni, kiegészitve a szakigazgatóság számára a mellékletben megállapított római számmal. A szakigazgatók alá tartozó főosztályok és önálló osztályok iktatásukban átveszik a szakigazgató iktatószámát, melyet kiegészítenek kötőjel alkalmazása után a főosztály illetve az önálló osztály számára a mellékletben meghatározott betű, iktatószám jellel és kötőjellel 1-től emelkedő sorrendben iktatják az ügy darabokat."