Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - KRÓNIKA - Balázs Péter–Szücs László: Igazgatói értekezlet Szombathelyen / 99–101. o.

100 családok fondjaiban nem fordultak elő. Ezek ismeretében kerülhetett sor a családi levéltárak tudományos igényű tagolásának kidolgozására, amit a Levéltári Közleményekben Bakács István, Ember Győző és Borsa Iván között lefolyt vita is elősegített. Az Országos Levéltár családi fOndjainak anyagáról egymás után jelentek meg repertóriumok a Levéltári Leltárak sorozatban. A tanácsi levéltárak mintegy félezer folyóméter családi levéltári anyagot őriznek, amelynek rendezése és segédletekkel való ellátása lényegében most került napirendre. Mindenképpen indokolt volt tehát, hogy az Országos Levéltár gazdag tapasztalatait a tanácsi levéltárak igazgatói is megismerjék, illetve ezen anyagok egységes alapelvek szerinti feldolgozására megfelelő munkautasitást kapjanak. A munkautasitás tervezetét Bakács István, az Országos Levéltár osztályvezetője dolgozta ki. A levéltárak az előzetesen kézhezkapott tervezetre Írásban tették meg észrevételeiket, amelyekre Bakács István a konferencián bevezető előadásában válaszolt. Mind Írásos észrevételeikben, mind felszólalásaikban a levéltárak igazgatói elismeréssel szóltak a tervezetről,amely - több évtizedes elmélyült levéltári munka tapasztalatait felhasználva - hasznos útmutatást fog nyújtani hasonló munkájukhoz a tanácsi levéltárak dolgozóinak. A vita keretében sok olyan hasznos észrevétel hangzott el, amelyet a munkautasitás végleges szövegének kidolgozásánál figyelembe kell venni, illetve amelyek megoldása érdekében további mérlegelést vagy vizsgálatot kell végezni. Az értekezlet résztvevőit leginkább a családi levéltárak anyagának összetett (személyi, igazgatási, jogszolgáltatási, kormányzati, gazdasági stb.) jellegéből, s ennek megfelelően a különböző rendezési alapelvek (proveniencia, pertinencia, mennyiség) együttes alkalmazásából adódó problémák foglalkoztatták. Többen felvetették a fond- és állagkialakitás problémáit, amit az a körülmény is indokolt, hogy az elvi alapvetés mellett a rendezésnél e téren az anyag mennyisége is döntő szerepet játszik. Egyes felszólalók rámutattak arra, hogy bár a tervezet a családi levéltárak középszintű rendezéséhez készült, ezen általánosan elérni kívánt középszinten túlmenően egyes iratok (pl. oklevelek, térképek stb.) esetében a rendezésnek darabszintünek kell lennie. A középszint fogalmát egyes iratféleségekre - éppen az anyag összetett jellegéből kifolyólag konkretizálni kell. A helytörténeti kutatások elősegítése érdekében jogos volt ez az észrevétel, hogy ahol csak mód van rá, a rendszerezés kapcsán a területi elvet kell érvényesíteni. Több olyan kérdést, amelyre a tervezet nem tért ki részletesen, vagy amely a vita közben vetődött fel (periodizáció„ lajstromozott anyag megbontása, a peres anyag jellege és rendszerezése) a konferencia keretében megnyugtatóan tisztázni lehetett, más problémák megoldása a tervezet végső szövegének kidolgozásánál veendő figyelembe. - Az utasítás rugalmas kezelés (egyes tételei tovább bonthatók, illetve összevonhatók) mellett nemcsak a családi, hanem a személyi fondok, illetve a feudális - kapitalista kori mezőgazdasági üzemek iratainak feldolgozásához egyaránt felhasználható lesz. Az utasítás használatát nagyban meg fogja könnyíteni, ha végleges szövege mellékletként az egyes iratfajtákról rövid irattani ismertetést is ad. Az elvi alapvetésen túlmenően az értekezlet résztvevői két, gyakorlati kérdést többször visszatérően is hangsúlyoztak: egyrészt a családi fondok selejtezése rendkívüli óvatosságot igényel (az olykor formailag sablonos kiselejtezett iratokról - pl. üdvözlő táviratokról, kondoleáló levelekről - előzőleg célszerű jegyzéket készíteni), másrészt ezen fondok rendezése rendkívül munkaigényes feladat, és a legtöbbször még a középszint eléréséhez is az egész anyagot - darabszinten többször kézbe kell venni. A második napirendi pontként tárgyalt, az általános levéltárak feladatai az iratkezelési szabályzatokkal kapcsolatban cimü tájékoztató anyagát is előzetesen megküldte az Igazgatóság az értekezlet résztvevőinek, igy mindenkinek alkalma volt felkészülni a vitára. E napirendi pont megbeszélésén jelen volt a Vas megyei tanács VB Igazgatási Osztályának a vezetője is. A nagyon aktív vitában a következő főbb kérdések merültek fel: a) Egyes tárcák elmaradtak az iratkezelési szabályzatok és mintaszabályzatok kiadásával, ezeket meg kell sürgetni, problémáik megbeszélésére az illetékes vezetőket össze kellene hivni. (Ennek realizálására a LIG Ígéretet tett.) b) A szövetkezeti szervek által egyes levéltáraknak elküldött iratkezelési szabályzatok fogyatékosságairól szóltak többen, sürgették a Művelődésügyi Minisztérium által kiadandó, a szövetkezeti szervek iratkezelését szabályozó mintaszabályzatot. (Ez különböző szövetkezeti központoknál egyeztetésen van és rövidesen megjelenik.)