Levéltári Szemle, 21. (1971)
Levéltári Szemle, 21. (1971) 1–3. szám - IRATTÁRI MUNKA - Bálint Ferenc–Csipes Antal: A Békés megyei termelőszövetkezetek iratkezelése / 112–122. o.
•L Í e I e ö le-gi i r §. t í.ár ;i-_ n 6l£2iit A 30 termelőszövetkezet jelenlegi irattári helyzetét vizsgálva azt tapasztaltuk, hogy a meglátogatott közös gazdaságok irodáinak mindegyikében van irattári funkciót betöltő helyiség vagy valamilyen tárolóeszköz /szekrény, láda stb,/. Lényeges kérdés azonban, hogy ezek a helyiségek mennyiben felelnek meg a modern iratőrzési követelményeknek. Elsőként a tsz meglévő iratmennyiségéhez képest Ítéltük meg az irattárakat. Ezt figyelembe véve 23 esetben megfelelőnek mondható az irattár, 7 7 ben viszont nincs elegendő hely az iratok számára, A 23 megfelelő nagyságúnak itélt helyiség közül további 3 egyéb *- légnedvesség, tűzbiztonság, szel*lőztethetőség stb. - szempontból nem felelt meg a követelményeknek /2 közülük nem megfelelően elzárt padlástéren, 1 pedig egy használaton kivüli régi garázsban volt berendezve/, Megjegyezzük, hogy padlásokon sok helyen van iratanyag, leginkább régiek, gyakran még akkor is, ha egyébként minden szempontból kifogástalan irattár all rendelkezésre. Erről a későbbiekben lesz szó részletesebben is, most csak annyit jegyzünk meg, hogy a tűzbiztos berendezésű padlástér ellen az előbbi osztályozásnál elvi kifogásunk nem volt, miután láttunk a padláson kifogástalanul berendezett irattárat is. A vizsgált tsz-ekben a régi iratok tárolását igen változatos körülmények között biztosítják, 19 helyen az irodaépületen belüli helyiségekben /szoba, kamra, fülke stb./, 2 esetben a padláson, 7-ben pedig egyszerre több helyen van berendezve. Ez utóbbi kategória ugy oszlik meg, hogy 2-2 helyen részint a padláson, részint pincében tárolják az iratokat. Két termelőszövetkezetben nincs külön irattári helyiség; az iratok irodai szekrényekben vannak elhelyezve. Mivel a 2 padlás-irattár közül az egyik megfelelőnek mondható, igy 30 közül 10 termelőszövetkezetben találhatók olyan irattári körülmények, amelyek miatt iratrongálódás illetve pusztulás veszélye fennáll. Káros -jelenségnek kell tekinteni az egyszerre több helyen való iratmegőrzést, mert ezesetben csak az ujabban keletkezett iratanyag elhelyezési körülményeit tartják szem előtt, mig a pincében vagy padláson lerakott régi iratoknak sokszor még a léte is, de tartalmuk, évkoruk minden esetben feledésbe merül áz idők folyamán, megfelelő tárolásukról meg éppen nem történik gondoskodás. Ahol nincs külön irattári helyiség, vagy ahol az az iratanyag befogadására nem elegendő, az iratpusztulás fokozottan fenyeget. Itt ugyanis az iratok évről-évre kinövik a férőhelyet, amin általában ugy szoktak segíteni, hogy a legrégebbi iratok egy részét az irattárból eltávolítják és szerencsésebb esetben különféle félreeső helyeken /fészer, garázs, pince, padlás stb./ őrzik tovább, vagy egyszerűen megsemmisítik. Az irattárakban, de főleg az egyéb helyeken lerakott iratanyag rendezettsége általában erősen kifogásolható. Mindössze 10 tsz-ben található olyan irattár, ahol az anyagot évenként vagy ügykörönként elkülönítve, jól áttekinthetően tárolják. A részben rendezett irattárak száma ugyancsak 10, ahol tehát az iratanyagnak legalább egy része évenként el van különítve. Nyolc esetben az iratcsomók rendje még a helyben dolgozók számára is áttekinthetetlen; további 2 irodában az iratokat ömlesztett állapotban "tárolják", A vizsgált irattárakban az utóbbi években kétirányú változás figyelhető meg. Az. iratokat rendezetlenül tároló termelőszövetkezetek vagy uj irattári helyiség biztosításával vagy a régi irattár egyszeri, kampányszerű rendbetételével igyekeznek változtatni a helyzeten. Ezek Jelentik a pozitív törekvéseket, amelyeket ugyanakkor a teljes vagy kielégítő rendezettségü irattárak rendjének lassú felbomlása ellensúlyoz. A tsz-ekben ugyanis 119
