Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - Kállay István: A népi demokratikus kori iratanyag levéltári segédletei / 40–48. o.

levéltári segédlet. Elsődleges célja a levéltár ri anyag;biztonságos őrzése. A tájékoztatás szempontjából adatai keveset mondanak. Adatai a levéltári anyag cimére vagy jelzetére, illetve terjedelmére vonatkoznak. b./ áttekintő raktári .jegyzék: a levéltár;törzsegységeiről készitett szintetikus módszerű segédlet, mely a törzsegységbe tartozó legkisebb ^raktári egységek és legkisebb tárgyi egységek konkordanciáját adva, közli a törzsegységek valamennyi tárgyi egységének címét és korát*. Ez a levéltári segédlet a teljes levéltári anyag nyilvántartásának alapja, kezelésének kelléke és a benne való kutatás eszköze. Ili Az áttekintő raktári jegyzék komplex segédlet, amely a biztonsági célokat szolgáló egyszerű raktári jegyzék és a tájékoztató célú konspektus összeolvasztásából jött létre. c./ repertórium Az áttekintő raktári"jegyzéktől elsősorban analitikus jellege különbözteti meg; a tárgyi egység tartalmát fejti ki és nemcsak cimét adja meg. Célja kettős: a tájékoztatás és az őrzés szolgálata.; A két. cél ugyan szorosan összefonódik egymással, elsődlegesnek mégis a tájékoztatás szolgálatát kell tartanunk. A tájékoztatás számára ugyanis a repertórium lényegesen többet mond, mint az áttekintő raktári jegyzék, az őrzés szempontjából viszont csak ugyanazt nyújtja. A tárgyra /vonatkozó a repertórium adatai közül a legfontosabb. Elsősorban ez különbözteti meg az áttekintő raktári jegyzéktől, melynek ilyen adata nincs. A cimeket a tárgy szempontjából a repertóriumnak is figyelembe kell vennie. Ha ugyanis a cim a tárgyat nem megfelelő módon határozza meg,"akkor a repertórium nem elégedhetik meg vele, hanem'a tárgyat a cimen túlmenően is fel kell~tüntetnie. Hozzá kell fűznünk, hogy jó név-, hely-, és tárgymutatók a repertórium hasz..nálhatóságát j növelik. %~, -. Mindezek a segédlettipusok'abból indulnak ki," hogy a fondok teljes iratanyaga levéltári'őrizetben van. A népi demokratikus korszak levéltári iratanyagára azonban nem ez a jellemző, nem ebből kell kiindulnunk*'Az Országos Levéltár Népi Demokratikus Osztálya az'iratképző szervek iratait folyamatosan veszi át aszerint, ahogy az illető szervek ügyviteli szempontjai azt