Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - Kállay István: A népi demokratikus kori iratanyag levéltári segédletei / 40–48. o.

lehetővé teszik. Ezért gyakran áll elő olyan helyzet, hogy nem zárt"fondókkal kell dolgoznunk, vagyis hogy valamely fond egyes állagai mar a levéltárban vannak, a többi állagokat pedig még az iratképző szerv őrzi* Ezért javaslom a fentebb ismertetett középszintű segédletek alábbiak szerinti módosítását, illetve kiegészítéséts - fel kell kutatni az iratképző szerveknél lévő anyagot - fel kell azt mérni - fond- és .állagjegyzéket kell róla felvenni. Ez a munka három lépcsőben történheti a./ meg kell állapitani a levéltárhoz tartozó szervek jegyzékét b./ el kell készíteni a náluk őrzött iratanyag fondés állagjegyzékét c«/ fentiek ismeretében az áttekintő raktári jegyzék vagy repertórium első oldalán meg kell határozni, hogy a segédletben szereplő iratanyag az iratképző szervek fond- és állagjegyzékében hol foglal helyet, vagyis a fond meíy állagai nincsenek még levéltári őrizetben* Ezt az utalást az áttekintő raktári jegyzék vagy repertórium bevezetésében is meg lehet tenni* Utalni lehetne az Országos Levéltár esetében arra is

9 ha a fond egyes .állagai,más.osztály őrizetében vannak* Az iratképző szerveknél őrzött egyes állagok felmérésével kapcsolatban felmerül a kérdés, hogy milyen évkorig ajánlatos ezt a felmérést elvégezni* Abból kell kiindulni, hogy a középszintű segédletek a levéltári iratanyagról egy meghatározott időpontban adnak képet*/A kintlévő állagok évkörének felmérésénél minden esetben a levéltárban készülő középszintű segédlet évkorét kell alapul venni* Ha tehát az áttekintő raktári jegyzék vagy repertórium évkoré 1945~5o között van meghatározva, az öicaij az 1945-5o közötti állagokat kell feltüntetni, melyek az illető fond.iratanyagából.az]iratképzőszervnél vannak. ügyre, A továbbiakban néhány"példa bemutatásával vegyük szemw

ÖJ

xc, hogy az Országos Levéltár Népi Demokratikus Osztályán eddig készített középszintű segédletek mennyiben felelnek meg a fentebbi követelményeknek* Hozzávetőleges felmérésünk szerint az Osztály iratanyagából megközelítőleg 8oo-9oo folyóméterhez nem készült középszintű segédlet* További feladat annak meghatározása, hogy meglevő segédleteink szorulnak-e és mennyiben átdolgozásra* . . .'>-" A minisztertanácsi, belügyi, külügyi fondóknak és a társadalmi szervek fondjainak túlnyomó része középszintű segédlet-