Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szelei László: Gondolatok az iratkezelés szabályozásáról / 359–364. o.

iratkezelést kérni. Javaslatainkat kivétel nélkül figyelembe vették és ismételt ellenőrzésnél már a javasolt módszert alkalmazták. Mindebből, amit eddig tapasztalatainkról irtunk, egyértelműen megállapítható az, hogy bár az akadémiai intézetekben eddig nem volt egységes iratkezelési rendszer, és olyan akadémiai előirás sem, amely egységes rendszert kötelezővé tett volna, mégis az iratok őrzése és kezelése általában megfelelőnek mondható. ís itt térünk vissza oda, hogy most hatályos jogszabályok kötelezővé teszik egységes iratkezelési rendszer kialakítását országosan és természetesen a Magyar Tudományos Akadémiához tartozó intézményekben is. Hogy ez a rendszer milyen lesz, az most van kialakítás alatt. Az iratkezelési szabályzatok fogják előirni az alkalmazandó iratkezelést* s ennek pedig központi problémája az irattári terv készítése. A Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Igazgatósága által igen nagy gonddal és hozzáértéssel kidolgozott Tájékoz-tató az iratkezelési szabályzatok elkészítéséhez részletesen ismerteti a tudnivalókat. És mégis, éppen e tájékoztatóval, közelebbről az irattári terv kialakításával kapcsolatban vetődnek fel problémák. Logikus és elméletileg teljesen indokolt mindaz, amit a tájékoztató az irattári terv kialakításáról és készítéséről mond: ügykörjegyzék alapján kell öszszeállitani az irattári tervet, az ügykörjegyzék pedig "a lehető legnagyobb részletességgel" tartalmazza az egyes ügyköröket. Ugy gondoljuk, hogy a közös elérendő cél, a jól átgondolt, uj tipusu iratkezelési rendszer kialakításának személyi feltételeit is gondosan meg kell vizsgálni. Hiába alakítanak ki az irányitó szervek szakemberei logikusan felépített és az elérni kivánt célt elméletileg jól szolgáló rendszert, ha nincsenek a végrehajtásra dolgozók. Most nem is a megfelelően képzett iratkezelési munkát végző "középkáderekre" gondolunk - ennek tárgyalása egy külön téma lehetne -, hanem az intézmények jelenlegi személyi ellátottságát, az adott létszámlehetőséget kell figyelembe venni, mert ez a realitás. Ha a tárgyalt területet - az akadémiai kutató intézeteket - nézzük, akkor elgondolkodtató, hogy az iratkezelési tevékenységet az intézmények felénél az igazgatói titkárnők végzik. Nem szorul különösebb bizonyításra, hogy a titkárnők feladatának, munkakörük ellátásának csak kis részét képezi az iratkezelési munka. Ha ehhez hozzávesszük, hogy néhány intézményben a gazdasági vezető végzi az iratkezelési munkát is, még élesebben vetődik fel & kérdés: tudnak-e munkaidejükből az eddiginél többet, legalább is a korszerű színvonalon végzett iratkezelési munkához minimálisan szükséges időt fordítani? Eddig szándékosan csak az akadé362