Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szelei László: Gondolatok az iratkezelés szabályozásáról / 359–364. o.

miai kutató intézetekről szóltunk, de a probléma felvetés teljességéhez hozzátartozik akadémiai vonatkozásban pl. az akadémiai társaságok, tanszéki kutatócsoportok \lgje is. Mrivó, mégis megemlítendő példa - mert ezzel is számolni kell - hogy a társaságok többségében egyáltalán nincs adminisztrációval foglalkozó munkaerő. Az elengedhetetlenül szükséges adminisztrációs munkát a társaság egj ezzel a feladattal megbizott tisztségviselője, rendszerint magasan képzett tudományos vagy felsőoktatási szakember, nem egyszer egyetemi tanár végzi. E tisztségviselők munkaidejének részletezéséhez sem kell magyarázat. Ugy érezzük, hogy a probléma felvetés jogos és ilyen helyzetet is figyelembe véve mégis meg kell valósitani az eddiginél jobb, biztonságosabb és egységes uj iratkezelést. Igen

r de hogyan? Reméljük, nem ünneprontás, ha azt mondjuk, ugy, hogy az ilyen körülmények között levő intézményekben, tehát a viszonylag kis iratforgalmu, kisebb intézményekben nem túlságosan részletezett ügykörjegyzék szerint, hanem néhány nagy és egyértelműen meghatározható tárgy szerint, ügycsoport szerint alakitják ki ezeken a helyeken a tételeket, az iratkezelési rendszer alapjait. Eddigi tapasztalatunk - saját iktatási rendszerünk is ezt igazolja - nincs egyszerűbb, megbízhatóbb és sokféle igényt kielégítő iratkezelési rendszer a sorszámos iktatásnál és a tételszerinti lerakásnál. Milyen nagyobb tárgyi egységek jöhetnek számitásba? Ilyenek lehetnek: gazdálkodással kapcsolatos ügyek /költségvetés, beruházás/* személyzeti ügyek; kutatási tervek - beszámolók; nemzetközi kapcsolatok; hazai intézményekkel való kapcsolatok; tudományos tanácskozások ügyei; publikációs tevékenység; tudományos tanács ügyei stb. A munkában résztvevő irányitó és intézeti szakemberek feladata lehetne a megfelelő, nem nagy számú ügykörcsoport kialakitása. Ezek az ügykörcsoportok lehetnének azok a "csatornák", melyekbe áramlana az intézmények iratanyaga, s ugyan ez a rendszer maradna a levéltárban is, mely rendezett, a körülményekhez a lehető legjobban alkalmazkodó módon, mégis egj-egj főhatóságon belül egységesen alakulhatna ki. A nagyobb intézmények a központilag megállapított és valamennyi kutató intézetre érvényes ügykörcsoportokat az intézet sajátosságainak legjobban megfelelő módon tovább bonthatnák olyan részletességgel, ahogyan azt a biztonságos és gyors iratkezelés a helyi körülményeknek legjobb ismerete, szükségessé teszi. Előirás nélkül is, az akadémiai intézményeknek kb. a felénél tapasztaltuk a korábban csak érintőlegesen jelzett tárgyszerinti csoportosítás kialakítását, mert ilyen jellegű munkát kivánt meg az élet, a mindennapi gyakorlat, így volt "praktikus" az iratanyag csoportosítása. A nem iktatott anyagnál - sok esetben pl. külföldi levelezésnél, de más természetű iratoknál is - kialakítottak az intézeti iratkezelők különböző tárgyi csoportokat, ahol időren363