Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szelei László: Gondolatok az iratkezelés szabályozásáról / 359–364. o.

Mindenekelőtt megvizsgálandónak tartunk két kérdést: milyen besorolású dolgozók végzik a tényleges iratkezelést és milyen mértékű az intézmények iratforgalma. A 43 intézetben iratkezelést végeznek: igazgatói titkárnők osztály adminisztrátorok ügyintézők /könyvelők/ gazdasági vezetők Az intézmények iktatott iratainak száma 29 intézetben 2000-nél kevesebb, 7 intézetben 2000 és 10 000 közötti, 2 intézetben 10 000 és 20 000 közötti, 1 intézet iratforgalma pedig 180 000 és 190 000 közötti iratforgalmat mutat. /4 intézmény iratforgalmáról nincs adatunk, de ezek nagyságrendileg az első csoportba sorolhatók./ Azt mondhatjuk, hogy az akadémiai intézetek 2/3 részének iktatott iratforgalma évente 2000 iktatott irat alatt vagy e körül van, s l/3~a tekinthető olyan szervnek, ahol már nagyobb az iratforgalom. Állításunkat igazolja az iratkezelést végzők munkaköri besorolásának a táblázata is. Hiszen ha azt vesszük, hogy gazdasági vezetők, igazgatói titkárnők és ügyintézők /legtöbbször gazdasági munkakörben dolgozók/ együttes száma a 43 intézetből 33> akkor az arány megközelítőleg ugyanaz. Tapasztalataink szerint a kutató intézetekben szinte kizárólagosan /43-ból 42 helyen/ sorszámos iktatást alkalmaznak, s az ügykezelés szervezete, az iratkezelés rendszere pedig kb. fele-fele arányban oszlik meg a centralizált /21 intézmény/ és a decentralizált /22 intézmény/ rendszer között. Az iktatás formájaként nagy többségben iktatókönyvet használnak az intézetek, csak kivételnek tekinthető a néhány /összesen 3/ helyen használt iktatólap alkalmazása. Az iktatókönyvek különbözők, de a leglényegesebb adatokat /sorszám, dátum, honnan, milyen szám alatt érkezett az irat, tárgy, kezelési feljegyzés/ tartalmazzák. Nem kivántunk addig, mig az iratkezelés szabályozására országosan nem került sor egységes iktatókönyv bevezetésére sem javaslatot tenni* Arra azonban ügyeltünk, hogy az egyes intézmények, a saját maguk által kialakitott rendben megfelelően kiismerjék magukat. Az irat-visszakeresés eredményességét szurópróba szerűen vizsgáltuk, s azt tapasztaltuk, hogy a kért iratot az intézetek iratkezeléssel foglalkozó dolgozói általában kielégitő módon - kb. az intézetek felénél gyorsan és minősítésünk szerint jól és igen jól - rendelkezésre tudták bocsájtani. Néhány esetben kellett csak az igazgató és a felügyeletet ellátó akadémiai tudományos osztály figyelmét a nem megfelelő iratkezelésre felhívni és a javaslatunk szerinti 21.intézményben 10 « 7 " 5 tf 361