Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

A szerv illetve szervezeti egységeinek ügyköreiben bekövetkező minden változást az irattári terven év közben is keresztül kell vezetni. Egyébként minden év végén felül kell vizsgálni az irattári tervet, s összhangba kell hozni a szerv, illetve szervezeti egységeinek ügyköreivel* Az irattári terv elsősorban biztosítja az adott szerv által létrehozott iratanyagban valő gyors és könnyű tájékozódást. Ennek érdekében a szerv iratait az irattári tervnek megfelelően kell csoportosítani. Az egyes iratoknak a megfelelő tételbe utalása megtörténhet az iktatáskor, az ügy elintézése alkalmával az előadónál, vagy a kiadmányózdnál. Az iktatás alkalmával való tételbesorolás az iktatással kombináltan történhet, de minden esetben agy, hogy rá kell vezetni az irat meghatározott helyére /az iktatóbélyegzőnél/ a megfelelő, irattári tervben szereplő tételszámot. Ezen számok alapján kell az iratokat megfelelő tételekbe csoportosítani. Ez történhet az előadónál, az osztályirattárban, a központi irattárba való beérkezés után, vagy akár az első selejtezés lebonyolítása alkalmával. Célszerű az irattári terv szerint tételbe történő besorolást minél későbbre - tehát például a beérkező levélre adott válasz elkészülte utánra, illetve a kiküldött levélre érkezett válasz beérkezése utánra - hagyni, hogy a besorolási döntés a fejlemények ismeretében történhessen* Eszel szemben célszerű az iratok tételek-szerinti csoportosítását minél előbb elvégezni, hogy a tájékozódás az irattári terv alapján minél előbb lehetségessé váljék. Ez utóbbi kérdések elrendezése szorosan összefügg a szerv iratkezelési szabályzatának egyéb kérdéseivel. Az irattári terv után az iratkezelési szabályzat legfontosabb kérdése az, hogy miképpen alakul az adott szerv ÖS£feii^lá§-fe^fc=ii^l¥i^^Í|' Általában három alapvető formát szoktak alkalmazni; a "központosított, a decentralizált és a vegyes szervezeti megoldást. A központosítás ez esetben azt jelenti, hogy az ügykezelés minden lényeges mozzanata a szerv egészére nézve egy központi helyen, a központi kezelőirodán történik. A decentralizált megoldás azt jelenti, hogy az ügykezelés alapvető teendőit a szerv egyes szervezeti egységeinél ~ e szervezeti egységek iratkezelői vagy az úgynevezett osztályirodák - látják el. Jelentheti azonban a decentralizált megoldás azt is, hogy az ügykezelés leglényegesebb mozzanatait maga az ügyintéző látja el. Ez utóbbi megoldások esetében az iratok átvételét, a szervezeti egységek közötti szétosztását, valamint az ügyiratok és kiadmányok továbbítását az úgynevezett irányitóirodának kell központilag végeznie. A vegyes ügykezelés azt jelenti, hogy e teendőket ügyrendi meghatározás szerint részben a szerv központi kezelőISO