Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

irodája részben pedig az egyes szervezeti egységek iratkezelőig osztályirodái vagy esetleg maguk az előadók végzik. Az ügykezelés szervezési alapelvének megválasztásánál mérlegelni kell az adott szerv nagyságát, ügyforgalmát, az ügyek feletti áttekintés lehetőségét. Általában fordított arány áll fenn a szerv nagysága és a teljes központosítás lehetősége között. Ezen túlmenően mérlegelni kell azt, hogy a szerv egyes szervezeti egységei a feladatokat egymástól elkülönítetten, vagy szorosan együttműködve tudják-e jobban megoldani* Az előbbi esetben a decentralizált, mig az utóbbi esetben inkább a vegyes megoldás ajánlható. Mérlegelni kell azt is, hogy az ügyintézők milyen ügykezelési szakértelemmel rendelkeznek s ha e téren kedvező a helyzet s egyéb körülmények is lehetővé teszik ezt, célszerű a decentralizált megoldást, sőt az ügyintézőkre decentralizált megoldást választani. Ellenkező esetben, tehát ha az ügyintézők ügykezelési gyakorlattal, szakképzettséggel nem rendelkeznek,, viszont van egy jól képzett ügykezelői gárda, akkor a központosított, vagy legalábbis a vegyes szervezési formát kell választani. Általában azonban arra kell törekedni, hogy az ügykezelést minél közelebb vigyük az ügyintézéshez. Ez felel meg annak a követelménynek^ hogy az iratkezelési rendszer a tájékoztatási célokat - ez esetben az ügyintéző tájékoztatását - jól szolgálja. Általában a decentralizált szervezeti megoldás szolgálja jobban az adott szerv ügyviteli érdekeit, lehetőség szerint tehát ezt kell választani. Az ügykezelés szervezését - a szervezeti alapok meghatározásánál számbajövő szempontok mellett - különböző gyakorlati kérdések is befolyásolhatják* így például célszerűségi szempontból több kisebb ügyforgalmi! szervezeti egység ügykezelését decentralizálás esetén is közös irodán lehet intézni. Befolyásolhatja a szervezeti felépítést, ha egyes szervezeti egységek külön épületben vannak elhelyezve. Ilyen esetben a decentralizált vagy a vegyes megoldást célszerű választani. Az ügykezelés szervezetét bizonyos fokig befolyásolja az, ha jogszabály alapján egyes ügyek iratait a többi irattól elkülönítetten kell kezelni* Törekedni kell azonban arra, hogy ezek köre minél kisebb legyen, tehát hogy a szerv által létrehozott teljes iratanyagra nézve egységes elvek legyenek irányadók. Ide tartozik az a kérdés, hogy az ügykezelés, az iratkezelés felügyeletét egy adott szerven belül ki lássa el? Legcélszerűbb, ha ezt a feladatot a szerv igazgatási ügyeit összefogó szervezeti egység végzi. Az iratkezelési szabályzatban az ügykezelés minden mozzanatát részletesen szabályozni kell. így pontosan és egyér181