Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

félreérthetetlenül kell meghatározni. Az ilyen módon tételekbe foglalt ügyköröket a szerv egészénél egységesen le kell számozni. Célszerű azonban minden egyes szervezeti egység számára üresen hagyni tételszámokat az ügykörökben beálló esetleges változás könnyű keresztülvezetése céljából. Az irattári tervnek tartalmaznia kell a végleges megőrzést nem igénylő tételek kiselejtezés! idejét megjelölő évszámot, valamint külön rovatban a véglegesen megőrzendő iratok levéltárba való átadásának időpontját is. Nem kell tartalmaznia az irattári tervnek az egy-egy ügykörben várhatóan keletkező iratanyag mennyiségét, ezzel szemben meg kell jelölni azokat a tételeket, amelyeket nagy terjedelmüknél fogva tovább kell tagolni s meg kell jelölni a továbbtagolás módját is. Általában célszerű azoknak az ügyköröknek a tételeit tovább tagolni, amelyekben évente több mint kétszáz irat keletkezik. A továbbtagolás alapja a levelezőpartner neve vagy topográfiai adat lehet. Ezek az adatok csak egyegy tétel továbbtagolásár^l jöhetnek tekintetbe, az irattári terv önálló tételeként - 'inthogy alapvetően nem határoznak meg egy ügykört - általában nem szerepelhetnek. Kivételesen előadódhat, hogy valamely szervezeti egység csupán néhány ügyfajtával foglalkozik, de ezekben az ügykörökben, sőt az egyes ügykörök azaz irattári tételek továbbtagolásának alapjául szolgáló kategóriában is meglehetősen nagy számú Irat keletkezik. Ilyen esetekben megengedhető, hogy az irattári terv elkészítésénél ezeket az ügykörökön belül kínálkozó tagolási lehetőségeket is figyelembe vegyék. Az irattári tervben fel kell tüntetni minden ügykört, amely az adott szerv gyakorlatában előadódik, ~* még akkor is, ha valamely ügykörben csak néhány és kizárólag nagyon rövid ideig megőrzendő irat keletkezik. Kívánatos az is, hogy a meghivók, tájékoztatók /prospektusok/ is, amennyiben nem tartoznak valamely ügykörbe, akár külön tételként szerepeljenek az irattári tervben. Szerepeltetni kell az irattári tervben a tervrajzokat, az okmánytárak, a dokumentációs központok, a nyilvántartások anyagát, tehát azokat az iratokat is, amelyeket egyébként nem helyeznek a rendes irattárba, hanem külön helyiségben, az irattártól elkülönítetten kezelnek. Erre azért van szükség, hogy az irattári terv a vezetőnek is, s a levéltárosnak is az adott szerv teljes iratforgalmáról tájékoztatást adjon. A kép- és hangfelvételeket, a gépi adathordozó szalagokat, kartonokat és más hasonló iratféleségeket, ha ezek létrehozása a szerv rendeltetésszerű működésével együtt jár, az irattári tervben szervezeti egységenként külön fejezetben ugyancsak részletesen tagoltan kell feltüntetni. Olyan szerv esetében, amelynél ilyen különleges kezelést igénylő iratok csak esetlegesen fordulnak elő, csupán külön tételt kell biztosítani ezek számára. 179