Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

tésével kezdi az uj iratkezelési szabályzat összeállítását^ Ennek előkészítése érdekében az ezzel megbizott vezető állású személynek /Korm. rend. 8. §./l// be kell kérnie minden egyes szervezeti egységtől és önálló hatáskörben eljáró /vezető/ személytől a hozzá tartozó, illetve az általa rendszeresen ellátott ügyek fajtáinak jegyzékét. Ennek során el kell érni, hogy minden megkérdezett a lehető legnagyobb részletességgel, minél differenciáltabban sorolja fel az ügykörét. Már itt tekintettel kell lenni a későbbi iratselejtezés szempontjaira, s lehetőség szerint egy ügykörön belül is külön kell feltüntetni a fontosabb, hosszabb megőrzést igénylő iratok csoportját. Kivánatos, hogy a megkérdezett szervezeti egység, vagy személy feltüntesse azt is: milyen mennyiségű irat /iktatószám/ keletkezik egy év alatt egy-egy ügykörben. Ennek a mennyiségi adatnak az elkészülő irattári terv esetleges további tagolása szempontjából van jelentősége. A bekért ügykörjegyzéknek tartalmaznia kell az adott szervezeti egység vezetőjének, illetve a megkérdezett személyeknek az ügyköreikbe tartozó egyes ügyek iratainak kiselejtezhetőségével kapcsolatos állásfoglalását, és azt is, hogy a ki nem selejtezhető iratokat mennyi idő múlva lehet végleges megőrzésre az illetékes levéltárnak átadni® Az ilyen módon elkészitett ügykörjegyzékek teljes és részletes felsorolását adják az adott szerv által ellátott ügyeknek* Lehetőség nyilik arra, hogy a szerv vezetősége áttekintse, értékelje az egyes szervezeti egységek ügykörbeosztását, az általuk ellátott ügyek jelentőségét és mennyiségét; vizsgálja, hogy bürokratikus okból, vagy szervezési hibából nem intézkednek-e feleslegesen ugyanazon ügykörben több szervezeti egységnél, jól szolgálja-e a szervezeti felépítés a szerv ügykörének ellátását stb. Az ilyen téren felbukkanó esetleges visszásságok kiküszöbölése egyébként a jó irattári terv elkészitése szempontjából is kivánatos, Minden esetre már az irattári terv előkészítése is olyan áttekintést biztosit a szervek vezetői számára, amire egyébként nem volt lehetőségük. Az ügykörök beosztásán, illetve a szervezeti felépítésen végrehajtott esetleges módositások után, ezeket figyelembevéve, a beérkezett ügykörjegyzékek alapján kell elkészíteni a szerv irattári tervét. Az irattári terv fő tagolódásának a szerv szervezeti felépitését kell követnie. Szervezeti egységeken belül célszerű a következő módon csoportosítani az ügyköröket: 1/ az adott szervezeti egység működtetésével, fenntartásával kapcsolatos ügyek /személyzete dologi ellátás stb./, 2/ a szervezeti egység szorosan vett feladatkörébe tartozó ügyek, 3/ a szervezeti egység által ellátott, de feladatkörébe szorosanvéve nem tartozó ügyek. Ezeken a csoportokon belül kell következnie az egyes ügykörök tételes, minél részletesebb, minél differenciáltabb felsorolásának. Egy-egy ügykört minél pontosabban, kifejtetten, 178