Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - FIGYELŐ - Pákh Judit: Három hónap a marburgi levéltárosképző iskolán / 771–792. o.

- 783 amelynek során minden egyes iratkötet cimének /tárgyának/ felülvizsgálatára, s a kötet tartalmi feltárása alapján esetleges korrekciójára, vagy a régi cim egyidejű megtartása mellett, újrafogalmazására kerül sor. Korrekció vagy a cim újraalkotása esetén alapvető szabály az iratok eredeti keletkezési céljának szem előtt tartása, vagyis, hogy a jegyzékelő az irattermelő szerv egykori kompetenciája és funkciói által meghatározott keretből ne lépjen ki. Az iratoknak a cimbe fenti elv alapján bele nem tartozó, de esetleges történeti forrásértékkel biró adatai külön kerülnek emlitésre. A Marburgi Levéltárban érvényes előirás szerint a cimfelvétel egyforma kartonlápokra történik, amelyekre a megkivánt adatokat /a Bestand száma, végérvényes levéltári jelzet, cim, egyéb forrásértékű tartalmi adatok, kötetek száma, kelet, megjegyzések, esetleges előző proveniencia, régi jelzetek, ismét alkalmazható jelzet/, ugyancsak megszabott sorrendben és elrendezésben vezetik rá. Minden egyes kötet /esetleg több azonos tárgyú kötet/ adatait külön cédula tartalmazza. A címfelvétel befejezése után a tulajdonképpeni rendezés e kartonok mozgatása, csoportosítása, az adataikból kikövetkeztethető összefüggések helyreállítása révén megy végbe, s csak a kartonok teljes rendezettsége esetén kerül sor az iratok /iratkötetek/ jelzetelésére, csoportosítására. Rendezetlen anyag esetében a cimfelvétel megkezdése előtt a munka megkönnyítése érdekében gyakran kerül sor az iratkötetek folyamatos végigszámozására, a kartonok végleges rendjének, és az ennek megfele3.ő végleges levéltári jelzetnek kialakitása után azonban az egyes kötetek ezt az uj jelzetet kapják meg, s az ennek megfelelő helyre kerülnek. Ha a cédulák segítségével kialakitott rend az iratok valamely régi rendjét követi, a kötetek besorolása az ennek megfelelő régi jelzet alapján történik. A Bár-féle szisztémát, amely szerint egyegy fond minden iratkötete, a fond rendezetlenségére való tekintet nélkül a végleges fondbeli helyét meghatározó folyamatos sorszámot kap, mig a csoportosítás, a tulajdonképpeni rend kialakitása, kizárólag a leszámozott kötetekről felvett cédulák mozgatása által történik, ma már kevéssé alkalmazzák. A kartonok és az iratkötetek végleges rendjének kialakitása után kerül sor a hiányzó repertórium helyett az uj repertórium elkészítésére, ami tulajdonképpen a teljesen rendezett és egységesített cédulaanyagnak a könyvforma szabályainak megfelelő módon történő legép^ését jelenti. Az egyes repertóriumok

hoz irott előszó az anyagot létrehozó szerv törtenetére, az anyag keletkezésére, kezelésére, jellegére, valamint a rendezés szempontjaira, menetére vonatkozó legfontosabb tudnivalókat közli. Adataihoz jelentős segítséget nyújt a minden rendezési munka során a rendező, ill. a rendezést vezető levéltáros által,meghatározott szempontok szerint^kötelezően vezetett rendezési jegy-