Levéltári Szemle, 19. (1969)
Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - Bőhm Jakab: A magyarországi főhadparancsnokság iratai a Hadtörténelmi Levéltárban / 545–569. o.
- 554 munkáját* ő vette át a posta által hozott küldeményeket és mind ezekre, mind a vezénylő tábornoktól, vagy az előadóktól /referensektől/ hivatali használatra átadott iratokra rávezette az átvétel tényét, a hátoldalukon pedig feltüntette annak a departamentumnak a betűjét, ahova az iratot, annak elolvasása után, besorolta. Az öt departámentumot valamennyi General öommandonál egységesen P, Q, R, S és T betűvel kellett jelölni. A katonai ügyeket a P departamentum /Milit'árisohe Abteilung/ intézte, a politikai ügyeket a Q departamentum /Politische Abteilung/, a gazdasági ügyeket az R departamentum /Öconomische Abteilung/, az ellátási ügyeket az S departamentum /Annonarische Abteilung/, az igazságügyeket pedig a T departamentum /justiz Abteilung/. Az ügyosztályokba besorolt iratokat ezután departamentumok szerint elenchusba vezették be, ahol minden irat külön számot kapott. Az ügydarabok átadása az elenchus alapján történt. Az iratok szétosztását a déli órákig le kellett zárnia a titkárnak. Az elenchussal szembeni legfőbb követelmény a pontosság mellett a tömörség és a rövidség volt. Semmi mást nem kellett tartalmaznia, mint azt, hogy ki küldi az iratot, a keltezést, a tárgyat és az iratban érintett személy nevét. Az elenchus egyrészt a beérkező iratok ellenőrzésére is szolgált, másrészt pedig áttekintést nyújtott a vezénylő tábornoknak minden beérkező ügydarabról. Az ügyek elintézésének módját nem kellett ezekbe utólag bevezetni, mivel ezt meg lehetett találni az előadó-iveken, és vagy onnan, vagy pedig az irattárból könnyen be lehetett szerezni. Az elenchusok egyúttal helyettesitették is az előadó-iveket, amikor ezeket felterjesztették az udvari haditanácsnak. Névmutató készítését nem irta elő kötelezően az utasítás, hanem csupán engedélyezte a vezetését, hogy az ügyfeleknek ügyük iránti érdeklődését gyorsabban ki tudják elégiteni. A névmutatóba csupán a kérelmező nevét, a departamentum betűjét és számát kellett bevezetni. A névmutatót az elenchus vezetésével megbízott irnok szerkesztette, aki az adatokat mindjárt tartozott bevezetni, miután az elenchussal végzett. Az elenchusban számmal ellátott beadvány ezután a lajstromozóhoz /protokollist/ került, aki egy kettéhajtott iv bal oldalára rávezette az irat kivonatát, mindazoknak a jelentős körülményeknek a feltüntetésévei, amelyekre az ügy elintézéséhez az előadónak szüksége volt. Az irat betűjelét és számát a kivonat elején kellett feltüntetni r majd az igy kellőképpen kiállitott előadóivet /Referatsblatt/ a referenshez juttatta el. Az ügyek érdemi intézése a referensek feladata volt. A fontosabb ügyeket maguknak tartották fenn, a többit pedig - megfelelő utasításokkal ellátva - a fogalmazóknak adták át elintézésre.
