Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - Bőhm Jakab: A magyarországi főhadparancsnokság iratai a Hadtörténelmi Levéltárban / 545–569. o.

- 555 Mivel egy ügy több departamentum hatáskörét is érinthette, a referenseknek szoros kapcsolatot kellett egymással fenntartaniuk. Ennek az együttműködésnek azonban tilos volt a referensek egymasközötti levelezésévé fajulnia, hanem csak az ügyek megtárgyalásából állhatott, vagy az iktatmány átadásából betekintés céljára. A fogalmazók az Írnokok által szerkesztett kivonat jobb oldalára irták az üggyel kapcsolatos elképzeléseiket, melyeknek csak az intézkedés lényegét kellett tartalmazniuk érthető és határozott formában. Az ülésen hozott határozat képezte a fogalmazvány alapját, amelyen feltüntették a departamentum jelét és az iktatószámot. A referens mindkettőt felülvizsgálta, szükség szerint javitott rajtuk, majd ellenjegyezte a fogalmazványt. Azokról az iratokról, amelyek nem igényelték a G-eneral Commando intézkedését, hanem vagy az udvari haditanácshoz, vagy valamely alsóbb hatósághoz továbbította őket csupán, egy lap bal oldalán feltüntették a tartalmukat, a jobb oldalon pedig az elintézés módját. Az igy kiállitott lap fogalmazványként az irattárba került. A kész fogalmazványokat naponta kétszer, délben és este adták át a kiadóhivatalnak. A fogalmazványok jóváhagyása után az előadóivek visszakerültek a lajstromozóhoz, aki azokat összegyűjtötte arra az esetre, ha az udvari haditanács betekintésre bekéri. Az utasitás általános elvként leszögezte, hogy azokat a folyó-, vagy kevésbé fontos ügyeket, amelyeknek feldolgozása nem igényel hosszú időt, illetőleg tájékoztatást más hivataltól, érkezésüktől számitott kétszer 24 órán belül fel kell dolgozniuk az előadóknak ugy, hogy a beérkezést követő harmadik napon mindenki megtudhassa a hozott intézkedést. A fontosabb és terjedelmesebb ügyek esetén, illetőleg az olyanoknál, amelyeknek elintézéséhez más hivatalokkal való levelezés és felvilágositások beszerzése vált szükségessé, csupán az volt a kikötés, hogy az információk beszerzése után a lehető legrövidebb idő alatt intézzék el, és az ne vegyen többet igénybe, mint amennyit természetük megkíván. Szakitani kellett azzal az elterjedt és felületes ügykezelést eredményező helytelen szokással, hogy minden ügyről jelentést kérjenek, és különösen szigorúan tilos volt ilyenek bekérése az előiratok megtekintése nélkül. Az udvari haditanácsnak küldött felterjesztésekkel szemben az volt a követelmény, hogy az ügyet értelmesen és röviden fejtsék ki, ismertessék az üggyel kapcsolatos addigi tevékenységüket, és adjanak alapos szakvéleményt és tegyenek határozott javaslatot, még fegyelmi ügyekben is.