Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - Bőhm Jakab: A magyarországi főhadparancsnokság iratai a Hadtörténelmi Levéltárban / 545–569. o.

- 553 meszetesen fokozott figyelmet igényelt ez a módszer, hiszen minden beérkező ügydarab esetén a számozás és az azt követő reponálás előtt pontosan meg kellett nézni, hogy volt-e már az ügynek előzménye, milyen ügyszáma van az iratnak, és melyik a legutolsó alszáma? Ennek előnyét felismerve több főhadparancsnokság rátért az alszámok használatára, a magyarországi főhadparancsnokság irattárában azonban ismeretlen okok miatt nem honosodott meg. Első előfordulásuk 1835-ben található. Bár a departamentumok irataikat külön iktatták, azonban közös mutató készült hozzájuk. A név- és tárgymutatózás nem vált még ekkor el egymástól. A mutatóban a név és tárgy mellett 1-től 5-ig növekvő számok találhatók, amelyek az 5 departamentum egyikét adják meg. E számok mögött vesszővel, vagy törtvonallal elválasztva az iktatókönyv lapszáma következik. A mutatókönyvek hátránya az 1770-es évek elején, hogy az iktatószámokat nem adják meg, ezért az irat azonosságát az index és az iktatókönyv bejegyzésének az összevetésével lehet csak megállapítani, fejlettebb formája a mutatózásnak, és jelentősen megkönnyíti a kutatást, amikor az 1-5 egész számot követő törtszám számlálója az iktatókönyv oldalszámát, a nevező pedig az irat iktatószámát adja meg. Az akta irattári jelzete az iktatókönyvben található meg. Ha a kutatás nem egyes személyekre, eseményekre, helységekre történik, hanem valamilyen meghatározott témára, például hadiadókra, szökésekre, vagy hadifogoly-ügyekre irányul, tanácsosabb a mutatók helyett a megfelelő rovat iratait átnézni. 1805 - 1852 Az előbbiekben ismertetett iratkezelési és irattározási rendszer egészen 1802-ig volt érvényben. Károly főherceg hadseregátszervezési reformjában az ügyvitel ésszerűsítése is helyet kapott. Ennek következtében megváltozott a G-eneral Gommando ügyvitele, iratkezelési és irattári rendszere is. Szinte valamennyi ügyviteli és iratkezelési utasításban refrénként tér vissza az a törekvés, hogy megrövidítsék az ügykezelést és ezáltal gyorsabbá váljon az ügyek elintézése. Károly főherceg 1803. december 31-i utasításában pontosan és részletesen szabályozta a G-eneral Commandok ügykezelését ./33/ Az irodai tevékenység legfontosabb hivatalnoka a titkár volt, aki irányította és ellenőrizte a lajstromkönyvek vezetőinek, a kiadóhivatalnak és az irattárnak a