Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szabó Ferenc–Bálint Ferenc: A tanácsok iratkezelése és irattárainak helyzete Békés megyében / 732–748. o.

- 736 figyelembevéve a levéltári begyűjtésre kötelezően előirányzott tanácsi, vállalati, birósági stb. szerveket, a jelen pillanatban kb. 1500 iratfolyóméter anyagot kellene átvennünk. Megemlítjük még, hogy a szegedi és debreceni levéltá- : rákban tárolt, de területileg hozzánk tartozó kb. .3-400 folyóméter iratanyag átvételéről és elhelyezéséről is mielőbb gondoskodnunk kellene. Ellenőrzéseink során megállapíthatóan a központi irattárakban tapasztalt hiányosságok oka elsősorban az, hogy az irattár kezelése, állandó rendbentartása, az oda leadott^anyagok rendszerezése, az innen történő szerelés és kölcsönzés kérdése erre a munkafeladatra beállitott dolgozó hiányában nincsen megoldva. . A központi irattár felügyelete és kezelése, a központi irattáros kijelölése a hivatkozott K.E* utasitás 5.§. c/ pontja szerint az emiitett tanácsszinteken az igazgatási osztályok feladata. A kijelölés - rendszerint az igazgatási osztály egyik adminisztrátorának személyében - meg is történik, de ez a dolgozó csak mellékfeladatként tehet eleget megbízatásának, mert teljes munkaerejét és idejét leköti a folyó napi munkája /ügyiratok nyilvántartásba vétele, mutatózás, ügyirat irányítás, postázás és gyakran még gépírás is/ és a központi irattár kezelését azon kivül, hogy a helyiság kulcsát őrzi, ténylegesen nem tudja ellátni. Példa erre a megyeszékhely, az 52 000 lakosú Békéscsaba város irattározási helyzete, ahol egyetlen dolgozónak kellene elvégeznie a központi iratkezelést és amellett az irattári munkát. Előfordult olyan eset is, hogy a korábbi iratok az irattár rendezetlensége miatt nem voltak előkereshetők, s igy az érintett tanács több ezer forintos perben vesztes lett. Áz ügyforgalom a tanácsoknál hatáskörük bővülésével állandóan nő és ennek Írásbeli M

lecsapódása" az évről-évre növekvő irattömeg, amelyet megfelelően kezelni, rendszerezni és gondozni kell, mert csak igy segítheti a tanácsi munkát, s igy profitálhat belőle majdan a történetírás, a hagyományok, a szocialista építés eredményeinek megbecsülésére nevelő törekvés. Alapvető változás ebben a kérdésben a tanácsi igazgatási osztályvezetők szerint is csak akkor történhetik, ha lehetőség nyilik irattározási állások szervezésére, mert 18 év tapasztalata megmutatta, hogy ezt a munkát mellékfeladatként elvégezni semmiképpen nem.lehet. A levéltár álláspontja egybehangzó a tanácsok igazgatási osztályvezetőinek véleményével, s indokolják ezt az iratkezelési és irattári helyzetet vázoló alábbi megállapítások,