Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Balog Judit, G.: Az ügyvitelgépesítés és a lyukkártya-rendszerű gépi adatfeldolgozás néhány alkalmazásáról / 289–303. o.

- 298 ben kódolva* Jele tehát H-7* J^4* K>l*.Az esemény dátumának jelöléséhez a kronológiai táblázat szerinti az év meghatározására az N és 0 mezőt, a hónap és a nap jelölésére a P éM Qmezőt használják* Pl* 1917 november 7rM, 0*7* &»l*4i Q**l;

; Q-8*) Az egyes kódjeleket táblázatokba foglalták* A népgaz-*^ dasági ágak jelölését a fő táblázatba* a tárgyi-tematikai egységekét melléktáblázatokba, az egész rendszert érintő általános kérdéseket segédtáblázatokbai külön készült kronológiai * helynév és személynév táblázat* A lyukkártya a következőket tartalmazza: a.) A jegyzőkönyvre utaló adatok? a jegyzőkönyv szárma és dátuma, az adott napirendi pont sorszáma, a kérdés előadójának neve* b*) Az Elnökség ülésén felmerült kérdés tartalmi kivonata*, a tártya középső részén* betűvel leírva* Az utasitás szerint ugyanarra a kártyára fel lehet irni több napirendi pontot is, ha ezek azonos tárgyi-tematikai egységbe tartóz— nakr pl, a. Szovjetunió részvétele a prágai nemzetközi vásá~ ron ós a párizsi kiállítási pavilon elkészítésére adott hitel*, Ezek ugyanis a Kereskedelem o* népgazdasági ág."Kiállítások, árumintavásárok" témájába tartoznak* Ez esetben csak a sorrendet kell feljegyezni a témák elé pluszként**Felmerül a kérdés, hogy szükséges-e ez, hiszen a válogatás müveletét .a gép végzi el, éppen az a cél, hogy összehozza az egy termába tartozó kártyákat* A két napirendi pontra vonatkozó sok kódjel egy-egy rubrikában zavart okozhat a lyukasztónak* Maga a kártya pedig a sok szöveggel teleírva szinte a jegyzőkönyv mutatókönyvévé válik, A tartalmi kivonat elkészítésénél az utasitás szerint a következőket kell szem előtt tartanis . Ez lehet egyszerűen a napirendi meghatározás is* de ha a meghatározás a napirendben nem elég konkrét, vagy felesleges adatokat is tartalmaz, akkor át kell fogalmazni a legtömörebb és legkonkrétabb formára, a napirend* a határozati rész és esetleg az ülés szöveges tárgyalási részének felhasználásával* Pl* a napirendben a következő kérdés volt; , "Szmigla elvtársnak, az SzTO elnökének, az SzTO bizottsága elnökéhez*•Lenin elvtárshoz intézett táviratának másolata a bakui kerületben folyó ügyek állásáról*",A lyukkártyára a következő megfogalmazás került;"Az üzemanyagellátás szervezete és a bányaipar helyzetének megjavítására hozott terv jóváhagyása a bakui kerületben*" A hozott határozatot általános formára kell hozni. , Ha a napirendről nem volt határozat, vagy a kérdést elnapolták, ezt is regisztrálni kell.