Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Balog Judit, G.: Az ügyvitelgépesítés és a lyukkártya-rendszerű gépi adatfeldolgozás néhány alkalmazásáról / 289–303. o.

- 297 unióban a levéltárakban a tudományos kutatás mellett nagy tömegű népgazdasági kutatás is folyik - pl* az olaj lelőhelyek adataira vonatkozó kutatás - ehhez is nagy segitséget tud nyújtani a rendszer. A módszertani utasítás szerint - ez felel meg a kártyatervnek ** a lyukkártyarendszert az alábbi meggondolásokból választották! i 1*).Egyetlen kártyára irható a tárgy valamennyi adata* nem szükségesek tehát a duplumok, utalások* 2#) A kézi eszközökkel készített és használt katalógus esetén több nyilvántartást kellene elkészíteni^ tematikai* név szerinti* időrendi kartonokat* A lyukkártyánál viszont egyetlen kártyán összesíthető mindez s a gép válogatja ki a kivánt adatokat* 34) A módszertani utasítás szerint nem kell követni semmilyen elfogadott más nyilvántartási rendszert* 4*) Megkönnyiti a kutatást? elvégezhető mechanikai utón* rövid' idő alatt) néhány ismertetőjel alapján* * • A feldolgozásra kerülő anyag a Tervhivatal Elnöksége rendszeres és teljes üléseinek jegyzőkönyve* Az adatokat az ülések napirendjéből és a határozati részből irják ki

s

,A jegyzőkönyv tárgyalásainak szövegét csak akkor használják fel* ha a napirendi meghatározás és a határozati rész nem tárja felvilágosan a kérdést* A feldolgozásra kerülő alapadat' az ülés egy-egy na^pirendi pontja ill* határozata* Valamennyi* az üléseken felmerült kérdést két csoportba osztottak be* Az egyik csoportba kerültek a Tervhivatal tevékenységének belső* szervezeti oldalát érintő kérdések (személyzeti kérdések* munkaügyi kérdések* pl* X*Y# munkafelvétele) J a másiik csoportba a Tervhivatal funkcionális tevékenységével foglalkozó kérdések (pl* a Szovjetunió részvétele a prágai nemzetközi vásáron}* _. - . A lyukkártya 187*5 x 82*5 mm nagyságú* négy oldalán körbe lyukasztott karton, ezáltal kevés rajta a lyukhely* A kódrendszer alfanumerikus* A kártyára kerülő fő adatok (tárgyi-tematikai egység] 3 jegyű számot, a mellékadatok (pl« dátum, helynév) 2 jegyű számot kapnak, minden számjegyét má.s ** betűvel jelölt * mezőben kódolnak* Meg van határozva* hogy milyen tipusu adatot melyik mezőben lyukasztják, (P1*J a Szovjetunió területére vonatkozó napirendi pont számjele 741, a 7-es szám a H, a 4-es a J* az l-es a K mező-