Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 1. szám - FIGYELŐ - Iványi Emma: Angol iratkezelési szabályzatok, 1962, 1964 / 235–246. o.

, A'g/Vjjr

ész -az iratoknak a levéltárba való beszállításáról szól.,Az iratokat általában keletkeze síktől számit*^ va 25? 'ilh

1 30 'éven -belül kell beszállítani a levéltárba. Ha*egy filé-több év iratait egyesit!? a legkésőbbi irat kel' tét kell mérvadónak tekinteni. A .beszállított iratokból a beadó-'hivatal szükség esetén kölcsönözhet. (13) <A hivatalnak kötelessége a kikölcsönzött iratokat hiánytalanul és •• változatlan-állapotban visszaadni; ;ha mégis szükség van változtatásra, az csak a levéltár engedélyével mehet végibe *

; A levéltári ' beszállításra kijelölt iratok rendé-* zéséhez, akár megtörtént a beszállítás,' 'akár nem,' tervet kell-késziteni? annak érdekében? hogy a rendezés? 'Cimadá& és -leirás -egyöntetű legyen. A ^beszállításra a levéltári falügyelőnél kapható, nyomtatott űrlapon kell engedélyt kérni. A-beszállításra csak akkor kerülhet sor? ha-a levéld tári'felügyelő igazolja? hogy az.iratok a Public Record - Office.kivánsága szerint rendezett 'állapotban, előírásosan csomagolva, cimkézve, és jegyzék kíséretében várják aztát~ vevőket* Az iratok rögzítésére csak a Stationery-Officeban kapható rozsdamentes eszközök használnaijók.vHa a beszállítandó, iratosztályból előzőleg -még semmi sem került' • be a levéltárba* akkor a beküldő -hivatal adjon részletes tájékoztatást tartalmukról; ennek alapján a levéltárban faljegyzést készítenek és ezt a Public Record Office fő^ segédletébe (14} bevezetik. Ha-lehet? az iratokkal együtt be kell küldeni segédleteiket < (az iktatókönyveket, muta~ , tókönyveket) ás; ha nem* legalább mikrofilmet vagy egyéb másolatot kell mellékelni. Az anyag olyan állapotban • szállitandó be? hogy a levéltárban lehetőleg ne kelljen restaurálni, mórt ez az ottani műhely kapacitását 'túlhaladja. Hogyan-rendezi a levéltár a beérkezett iratokat? Meghagyja annak a hivatalnak? szervnek neve alatt, ahonnan 'beérkezett B az -Így keletkező iratcsoportokat (Í5) * külön kódjéllel-látja el, amilyen pl* az P,0* betűkből ál^ * ló rövidités-(Foreign, Office), vagy az "Assist*" 'rövidités (National Assistance •Board}*

1 Ez a kódjel a levéltári iratok jelzetének első tagja* A -osoportokon belül az -iratok osztályok (16) -szerint-rendeződnek • tovább; i ezek általában azonosak .azokkal -az irat sorozatokkal, amelyekhez beszállításuk előtt, a hivatalban tartoztak* Minden osz*-* tálynak külön arab száma van* ez a levéltári jelzet második tagja-*:Az egyes osztályokon belüliemét leszámoznak minden tárolási"egységet (azaz minden dobozt? kötetet?

1 csomót*-sőt néha az egyes* dobozokon? csomókon b.elül a bent^ nük levő -file-oket is}.- Ez az ugyancsak arab szám a levél** tár! jelzet harmadik tagja* Példa egy Public,Record,Offi- . ce-beli. irat jelzetére; .T.29/1. - Feloldásai -T* a csoport