Levéltári Szemle, 18. (1968)
Levéltári Szemle, 18. (1968) 1. szám - FIGYELŐ - Iványi Emma: Angol iratkezelési szabályzatok, 1962, 1964 / 235–246. o.
- 240.' de egész terjedelmükben újra ki nem adott hivatali szabályzatok! utasítások, amelyekből nem lehet megállapítani, hogy a« dott időpontban mi volt belőiük„irányadó, .^Eme-tanulság alapján a hivatali felügyelő gondoskodjék arról f hogy az éppen érvényes utasításokból mindig tegyenek félre egy-egy példányt. A hivatal könyvtára nem tartozik a hivatali felügyelő hatáskörébe, csak annyiban, hogy ott is fel kell kutatnia az iratnak tekintendő köteteket; előfordul ugyanis, hogy kézírással 'vagy géppel készült iratokat bekötnek és valamilyen okból a könyvtárban helyeznek el* Tudnia kell a hivatali felügyelőnek arról is, nem' szünik-e még valamely hivatal egy vagy több funkciója, illetve nem száll-e át más hivatalra; ilyenkor ugyanis nem egyszer szétszóródnak, eltűnnek a megszűnt funkciókkal kapcsolatos iratok*.Ugyanígy ne tévessze szem elől az ideiglenes bizottságok iratait sem, amennyiben ezek a bizottságok hivatalával kapcsolatosak, mert a bizottságok iratainak még'nincs mindig meghatározott őrzőjük. Előfordul, hogy egyes hivatalok levéltárivá érett irataik beszállításának elhalasztását kérik* A kérést a Public Record Office vezetője utján a Lordkancellár elé kell terjeszteni döntésre* Mi történjék azokkal az iratokkal, amelyeket az ellenőrzések után nem javasolnak tartós megőrzésre? Eze*n két vagy azonnal kiselejtezik, vagy hivatali cél érdeké—, ben* egyelőre még elteszik, • ufóbbi esetben feljegyzést kell az iratok mellé tenni, a későbbi kiselejtezés előrelátható' dátumával* A-Lordkancellár engedélyt adhat arra, hogy a kiselejtezendő iratokat.odaajándékozzák olyan intézmények* nek, külföldi kormányoknak vagy személyeknek, amelyeknek, ill* akiknek számára forrásul szolgálnak* Az ellenőrzés al** kalmával 'mindig ^meg kell' határozni a még semmi sí tósre itélt »• iratok terjedelmét, lábmértékben vagy tonnasulyban, A. levéltár • pontosan tartsa nyilván a hivataloktól évente kapott -anyag mennyiségét -a azt is, -hogy a hivatalok mennyi anyagot semmisítettek meg,,A megsemmisítendő iratokat általában a. Stationery Office^ba • (12) ,kell beküldeni* A'bizalmas jellegű selejtanyagot a munkaügyi minisztérium gyűjti -össze* Egyes, a,Korona fennhatósága alá tartozó^ de nem a központi kormány hivatali szervei közé sorolandó "hatóságok, (pl. a bíróságok,.helyi törvényszékek, bizonyos kórházak • stb,) .maguk rendelkeznek selejtanyagukkal*•• , A levéltár a megöemmisitendő iratfajtákból mintapéldányokat tesz félre.
