Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 1. szám - FIGYELŐ - Iványi Emma: Angol iratkezelési szabályzatok, 1962, 1964 / 235–246. o.

- 239 Ha egy filé túlélte az első ellenőrzést* további sorsáról általában keletkezése után 25 évvel kell újból döntést hozni. Főszempont,* hogy ekkor már ne legyen rá szükség a hivatali ügymenetben s az iratokban foglalt ügy is lezártnak legyen tekinthető. De olyan sokáig nem szabad várni, mig már * maga a hivatal sem ismeri a file-ban szereplő ügyet. A -második ellenőrzés munkáját a hivatali felügyelő és a levéltári felügyelő szoros együttműködésben végzik, utóbbi a történeti forrásérték szempontjából vizsgálja az iratokat* a kutatás szempontjait képviseli* (9)<A levéltári törvény értelmében minden 1660.előtt keletkezett közirat megőrzendő* Skóciára és -i2Porszá*gra vonatkozólag pedig mindaz, ami 1800 előtt keletkezett* Ha a tartós megőrzésre szánt fiiéiból a hivatalnak csak néhány iratra van szüksége, legjobb a file-t-rög^ tön beszállitani a levéltárba,- ahonnan bármikor visszakölcsönözhetik, amire később szükség'van. Ami a bizalmas iratokat illeti,.lehetséges, hogy a második ellenőrzésig el is vesztik bizalmas jellegüket*.Ha az -ilyen iratokat beszállitják a levéltárba, bizalmas jellegük automatikusan megszűnik, hiszen különben nem lennének kutathatók.. Ha viszont egy 30-éves-filé még ezután is bizalmasnak 'tekintendő, a Lordkancellár (10)•>engedélyével továbbra is a hivatal őrizetébe maradhat*.Ugyancsak a.Lordkancellár dönti el>,melyik filé nem kutatható akkor sem, ha már bekerült -a levéltárba és elérte a nagyközönség számára va^ ló megnyitás törvényes határidejét* (11)" .Külön problémát okoz a "particular instance papers" elnevezésű iratcsoport ellenőrzése és selejtezése* Ezek általában olyan sorozatok, amelyeknek tárgyra azonos,* de ma*guk az egyes iratok különböző személyekre, testületekre, ill* helyekre vonatkoznak* Az első ellenőrzés kötelezettsége ezekre nem terjed ki, azért, mert ha egy-egy irat önmagában nem is túlságosan fontos* lehet, hogy az iratok összességének jelentős forrásértéke van*•Ezért nem selejtezik ki a kor szerint éppen esedékes iratokat; ellenőrzésük később is-nagy gonddal*, kibővitett szakértő bizottság keretében történik, amelyben nagy szerep jut a levéltári felügyelőnek* Ha ilyen jellegű iratokból valamely hivatalban uj osztály-keletkezik, a hivatali felügyelőnek erről azonnal értesitenie kell a levéltári-felügyelőt. A nyomtatványokból és körlevelekből általában egy példányt kell megtartani, elsősorban, ha megvan*,azt, amelyet a kibocsátásért felelős tisztviselő vagy hivatali részleg kezelt. Külön figyelmet érdemelnek a nemzetközi szervezzetek körlevelei* valamint a csekély példányszámban, nem a nagyközönség tájékoztatására készült körlevelek és nyomtat** ványok. Nehézséget okozhatnak • az-állandóan tovább javitotti