Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 1. szám - TÖRTÉNETI ADATTÁR - Sárközi Zoltán: A Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara hivataltörténete / 55–109. o.

--87 be' /sorkönyv/ vezetendők, ahol megfelelő irattári'"jelet és számot is nyernek oly módon, hogy egy-egy irattári^el alatt a rokontermészetű, ügyek csoportositandók.' Az irattári könyvbe feljegyzendő az az irattári jel-és szám, amely alatt az ~ illető ügyirat fellelhető, úgyszintén az irattárba érkezési" ideje- is'

e

,! '/!§€/ i Kezdetben 'az ügyiratok megtartották egyedi különállásukat.' A szabályzat szerint :

rf,

Az irattári f ő-csoportokon belül minden ügyirat külön irattári irományjegyzékbe

8 /borítékba/ helyezendő, mely minden csoportban külön 1-gyel kezdődő folytatólagos sorazámot nyer.• Az irományjegyzékben^ az egjes' ügyii

1 a't'ok nyitottan, keltezésük sorrendjében helyezendők elV

1

. /197/ 'A későbbi kamarai irattári gyakorlatban a nagy mennyiségben f ennmaradt ,• tárgyi-lag elkülönített különcsomókon belül már sokszor elmosódnak az- ügy_ira~ tok határai, illetőleg vannak esetek, amikor az áveken átnyúló rokon tárgykörben keletkezett különcsomókon belül az egyes ügyiratokat nem is lehet egymástól megkülönböztetni. Minél inkább előre haladunk az időben,- annál kevés-bbé mondható el az irattározásról, hogy pontos, kifogástalan és áttekinthető.* Ennek csak egyik oka volt az, hogy az azonos,vagy rokon tárgykörből való iratokat, ügyirati, egyedi tárgyra vonatkozó hovatartozásuktól függetlenül sommásan egy-egy különcsomdba rakták be.Másik oka, főleg 1945 után az volt, hogy az irattárosok képtelenek voltak a hirtelen nagyra duzzadt és beiktatott iratmennyiséget irattározni.' Ezért az anyag egy része az iktatott iratok sorrendjében maradt, mig más részük az irattározás után-a tárgyi csoportokba került, így a tárgyilag összetartozó iratok eleve nem kerültek egy- • más mellé, s ez a hiba az utólagos•levéltári rendezés alkalmával sem volt korrigálható. Harmadik oka az, hogy az irattárból kiszerelt iratokat nem helyezték vissza eredeti őrzési helyükre. A szabályzat .ugyan kimondta: • >

M

Az irattár vezetője köteles valamely ügyhöz tartozó előiratot az iktató hivatal, vagy az ügy^előadójának kérésére soron kivül azonnal kiemelni s az utóaktához szerelni.' Ily esetekben az előiratnak az irattárból történt kiemelése nemcsak ^az irattári nyilvántartásban, hanem az illető ügyirat irattári borítékján is feljegyzendő, feltüntetvén annak az előadónak nevét, kinek az ügy kiadatott

1

.", /198/ -Nemcsak a pontos regisztrálást,hanem a reponálást is, -előírták:' !'Amennyiben valamely elintézett fogalmazvánnyal az illető ügyhöz kiadott irattári anyag az irattárba viaaza nem érkeznék,'-az irattár vezetője köteles azt a referenstől azonnal visszakérni. • Amennyiben az ismételt felhívás eredménnyel nem járna, köteles erről a hivatalfőnöknek jelentést tenni*.

11 • •/1-9-9/ -Továbbá: ^Ha valamely irattári anyag a< kamara valamely tisztviaelője részére nem egy már iktatott uj- ügyhöz adatnék ki előirat gyanánt, akkor az irattár vezetője az anyagot igénylő tisztviselőtől kivételi téritvényt kér, amelyet állandóan nyilvántart -és az irattári anyag viaazaadását ez alapon kéthetenként szorgalmazza.- Ha az irattári anyag ily módon két hónapnál hosszabb idő alatt nem volna visszaazerezhető, erről a hivatalfőnöknek jelentéat tenni tartozik."