Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: A magyar közigazgatási számrendszer iratkezelési hibái a községi ügyintézésben / 871–880. o.

- 879 /Tulajdonképpen itt is a számrendszernek helytelen és szabálytalan gyakorlatával találkoztunk,, nrert egy sorszám aiatt négynél, több alszámo.t. nem lett volna szabad .iktatniok, Mirit ismeretes," az ötödik írat iktatását már nem a kartonon, hanem az iratjegyzéken

1 kellett volna folytatni./ Ha végül sikerült a keresett irat iktatási /bejegyzési/ helyét a kartonon megtalálni^ az irat kivezetésének már nincsen akadálya. Ha azonban a keresés nem járt sikerrel, mert a kézben levő ügyiratra irt feljegyzés nem egy-ézik a kartonon levőkkel, és az üg;yirat iktatási helyének megtalálására halvány remény sincsen, a kivezetendő iratról iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzéken fel kell tüntetni az irat számát és tárgykivonatát, az irat kiselejtezésének idejét, az iratjegyzéket pedig csatoljuk majd a szerv iratselejtezéséről felvett jegyzőkönyvhöz. m A Pest és Nógrád megye Állami Levéltárában a községi közigazgatási rendszámos iratanyagban végzett iratrendezés során olyan kirivó hibakk-kil találkoztunk, amelyek kiküszöbölése csak akkor lehet eredményes, ha felkészülünk azok elhárítására. Mindenek előtt az adott község iratanyagának állapotát kell beható vizsgálat alá vonni, majd meg kell határolni az iratanyag rendezési módját:, Erre kétféle lehetőség kínálkozik: 1./ Megvizsgálandó, hogy a rendezendő iratok tárgyi besorolása a közigazgatási számrendszerben lefektetett elvek alapján történt-e meg. Ez utóbbi esetben az iratanyag meghagyandó volna eredeti rendjében. Az ellenőrző rendezéssel egyidőben a selejtezés munkájíi,:: is elvégezhető. - - — -- -2,/ Ha viszont a vizsgálat azt állapította meg, hogy az iratok közigazgatási rendszámos tárgyi besorolása hibás, vagy azért, mert az iratok kezelője az iratok nyilvántartását /iktatását/ nem a megfelelő helyen vezette be, vagy azért, mert az iratkezelő tudatosan a rendszámok elveitől eltérő jelzőszámot alkalmazott, illetőleg azok szakszerű alkalmazását elvétette és ez okból az iratanyag részben vagy egészben használhatatlan, az iratok tárgyi rendezése látszik helyesnek. A községi iratok tárgyi rendezésénél - tekintettel arra, hogy más, sem hivatalos, sem pedig tapasztalati rendezési forma nem állott, rendelkezésre - levéltárunk olyan leegyszerűsített formát választott, amely alkalmasnak látszott arra* hogy a községi iratanyagban való eligazodást' megkönnyítse és a rendezés munkálatai sem jelentsenek komplikált feladatokat az iratrendezők számára,.