Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: A magyar közigazgatási számrendszer iratkezelési hibái a községi ügyintézésben / 871–880. o.

- 875 rendszám: tárgy: 03 Tervhivatal 03 Sajtóügyek 51 Anyakönyvezés 51 Állampolgársági ügyek 51 Gyámsági ügyek Mind a 03, mindpedig az 51 jelzetű rendszám alatt kettő, illetőleg három tárgycsoport számára nyitottak nyilvántartó kartont és mindegyik kartonon az 194-9. évben az l-es számmal indultak. így egy községnél létrejött az a visszás helyzet, hogy két, illetőleg három különböző tárgyú iratnak teljesen azonos számot adtak mindaddig, amig az iktatás valamelyik kartonon le nem zárult* Megvizsgálva a komplikáltabb esetet, arra az eredményre jutunk, hogy az iratkezelő a kétszámjegyű 51-es rendszámformát csak akkor vehette volna használatba, ha az anyakönyvezést, az állampolgársági ügyeket és a gyámsági ügyeket egy nyilvántartási kartonon fogja össze. Ezt a megoldást olyan esetben lehetett választani, amikor egy naptári éven belül az iktatandó iratok száma egy-egy alosztályon belül nem éri el a százas számot^' Amint ezt meghaladja, a kétjegyű rendszámot kisebb egységekre tovább kellett volna bontani és a harmadik helyértékü számmal a három tárgyat az alábbi módon egymástól el kel-* lett volna határolni: 512 állampolgársági ügyek 513 anyakönyvi ügyek 516 gyámsági ügyek. /Lásd: Magyar közigazgatási számrendszer 125, 127 o./ Egy másik község még tovább ment az azonos rendszámok helytelen használatában és az 52-es rendszám alatt, négy különálló kartont fektetett fel a község közigazgatási és háztartási tennivalóinak nyilvántartására: 52 községek háztartása 52 községek költségvetése 52 községi közigazgatás :-52 vármegyék, városok és községek közigazgatása. Itt is az a helyzet, hogy ha egy, a közigazgatási alosztályba tartozó témát - ami mindenkor kétszámjegyű - négyfelé bontottunk, ilyen esetben egy-egy tárgyat csak háromjegyű számmal lehet kifejezni, illetőleg jelölni és akkor nincsen zavar sem a nyilvántartás szabályszerű tagoltsága, sem pedig az iktatószámok megjelenési formája körül. Azonban a négy tárgyat a fentemiitett két-tagu számmal' jelölve a zavar igen jelentőssé növekedett, mert az emiitett azonos jelzetű kartonokon 13, 19, 32 és 4-8 ügy került iktatásra.