Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: A magyar közigazgatási számrendszer iratkezelési hibái a községi ügyintézésben / 871–880. o.

- 876 Talán nem tűnik szószaporításnak,. de igen tanulságos példaként ide ki~ vánkozik, a négyYázonos jelzetű kartonon elsőkként iktatott ügyek szövege is, amelyek' mindegyikét azonos iktatószámmal jelölték: f • • . *' • 1./ 52-1/194-9. Önkormányzatok' tulajdonában levő erdőingatlanok bejelentése. ;;.; • : v ' •'..;.'•' 2./ 52-1/1949. Községek 1950. évi költségvetésének összeállítása és ' felterjesztésé* '» ' ; ;.' •; ' 3«/ 52-1/1949. Kézbesítési késedelmek megszuntete.se

. 4-./ 52-1/1949. párosok és, községek térképekkel való ellátása. így folytatták áz: azonos Iktatószámok létrehozását annyiszor és mindaddig, amig valamelyik kartonon az ujabb igények jelentkezése le nem zárult. ' -.-'

; ' • •• ' ';:. Növelte a bizonytalanságot az olyan tárgymegjelölés, amely két rendszám használatára adott léh-eiőséget. Ilyen volt a községi alkalmazottak személyi és •szolgálati ügyei részére megnyitott 5236-^os rendszám. Szinte természetesnek hat, ha községi alkalmazott személyi és szolgálati ügyeit keressük,- nem a rövidített formájú 52-es vagy 523-as rendszám alatt táláljuk, hanem nagyobb' részben a Oö-ág", ill. a 006os rendszám alatt, mert a köztisztviselők kinevezés®, illetménye, utiszámlája, stb. számára ezt a rendszámot nyitották. Az elmondottakból.következik, hogy a községi alkalmazottak személyi ügyéi röviditett vagy.bontott formában két helyen szerepelnek és kézért, amikor községi alkalmazottak személyi ügyét keressük, mind a 00, illetőleg 006, jelzetű, mind pedig az^ 52, illetőleg 523 jelzésű kartonokat vizsgálat alá kell vetnij de nem hanyagolható el a 62 j\ a 623 és a 625 jelű rendszám senbj ahova a közalkalmazottak illetményügyi, illetőleg besorolási Ügyei tartoztak. Megtévesztő még az a körülmény is, hogy a 00-jelzetü rendszám alatt találjuk egy-egy községnél külön-külön felfektetve az alább felsorolt azonos rends/zámu, de szövegében egymástól eltérő tárgyú kartonokat is: 00- közigazgatási számrendszer 00- törvényhozás, országgyűlés 00- alkotmány, közjog, államigazgatás 00- közszolgálati és közéleti visszaélések. Hiányos volna a hibákról rajzolt kép, ha nem emlitenők meg az irattározás vizsgálata során észlelt egyik rendellenességet. Az' egyik Nógrád.megyei községben az iratok tárolásának egészen különös „formáját vezették be. Figyelmet érdemel, mert nem egyedül álló esetről van szó és ahol ilyen rendellenességgel találkozunk, azt feltétlenül meg kell szüntetni és az eredeti rendet helyre kell állítani. Hozzá nem értés vagy tudatos "egyszerűsítés" következménye-e - az nem volt kideríthető -, hogy mind a növekvő sorszámos, mind pedig a közigazgatási rendszámos 19^9. évi irataikat nem különítették el egymástól, hanem összesorolták oly módon, hogy minden sorszámos rendszerben iktatott iratot az azonos számot viselő közigazgatási rend-