Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 553 hogy az 56 tételszámú /"közlekedés, utak és hidak"/ főcsoportba tartozó ügyről van szó, s igy az utasítást az 56 31 tételszámú aktába fogja besorolni. A megfelelő tárgyfogalmak szerint besorolandó iratok és előzmények száma az egyes "aktaképző" szerveknél különböző. Eszszerütlen lenne, azért azoknak a tárgyfogalmaknak, melyek alá csak hosszabb idő multán kerülnek besorolásra terjedelmesebb anyagok, külön irattartókat /rendezőket/ biztositani; praktikusabb ilyen esetekben az egy tárgycsoporton belül több tárgyfpgalomhoz tartozó anyagokat egy iratrendezőben elhelyezni. Vonatkozik ez különösen a járás alá rendelt kisebb városok és községek tanácsainál keletkező akták egy részére. A több tárgyfogalom alá tartozó, de egy iratrendezőben elhelyezett anyagot természetesen választólapokkal el kell' egymástól különíteni. Az uj irattári tervek bevezetése további feladatokat is ró az államapparátus helyi szerveire, nevezetesen az akták vezetésének átállítását s az eddig keletkezett aktáknak az illetékes igazgatási levéltárak részére való átadását. A vonatkozó rendelkezések szeriért az 19.64— ben és azt megelőz őlggvéglegesen feldolgozott /elintézett/ iratanyagot meg feelX hagyni eredeti rendjében, s mihelyt lehetséges, át kell adni levéltári kezelésbe. Eszerint az eddig vezetett aktákat 1964végével le kell zárni, s amennyiben a szakszervek aktuális ügyintézésében már nem szükségesek, gondoskodni kell átadásukról. Az iratanyag átadásának szabályszerű előkészitéséért - hangsúlyozza a cikk - a szakszervek felelősséggel tartoznak. A megfelelő lebonyolitáshoz az eddigi tapasztalatok szerint - különösen a terjedelmesebb iratanyagok átadása esetében - nélkülözhetetlenül szükséges a helyi tanácsok szakszerveinek és levéltárosainak szoros együttműködése. Célszerű, ha az egyes munkaterületek az iratanyag átadásával kapcsolatos előkészületek megkezdése előtt kapcsolatba lépnek az illetékes levéltárral, hogy a szabályszerű s a törvényes rendelkezéseknek megfelelő átadást ezzel is biztosítsuk. Amennyiben egyes szerveknél - és a kerületi, járási, fárosi tanácsok többségénél ez a helyzetaz uj irattári tervek bevezetésével kapcsolatosan terjedelmesebb iratanyag átadására kerül sor, sürgősen biztositani kell, hogy az átadási határidők tekintetében a levéltárak és az egyes szakszervek egyértelműen megállapodjanak. E vonatkozásban hasznos módszer, ha a levéltáros az illetékes tanács titkárával együtt s az egyes szakszervekkel kooperálva határidőtervet készít az iratanyag levéltári átadásának előkészítésére, A szabálytalan, határidőrögzités nélkül eszközölt átadások csak zavart okoznak mind a levéltár, mind a, szakszervek munkájában, emellett szükségtelen kiadásokkal járnak, s a lezárt aktákat hosszú időre használhatatlanná teszik. Ezért a szakszerveket fel kell