Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 54-9 Az egyes iratoknak a megfelelő'tárgyfogalmak szerinti besorolása bizonyos meggondolásokat igényel, így többek közt figyelembe kell venni, hogy a tárgyfogalom már bizonyos összegezésé több előzmény és irattárgy közös jegyeinek. A besorolás ezért olykor nem egészen egyszerű. Hogy az iratanyagot később könnyen le lehessen rakni, biztositani kell, hogy az egyes iratok már keletkezésükkor megkapják az irattári terv megfelelő tételszámát. Ami a helyi tanácsok egyes szakszerveinek és munkatársainak tevékenységét illeti - folytatják fejtegetéseiket a szerzők -, mindegyiküknek megvan a maga speciális feladatköre. Ugyanakkor azonban számos olyan általános és elvi jellegű feladattal kell foglalkozniuk, melyek több, vagy esetleg valamennyi munkaterületen, sőt olykor minden előadó ügykörében jelentkeznek, mint például a politikai tömegmunkával, a munkaszervezéssel, a költségvetéssel, stb. kapcsolatos kérdések. Ezek megoldása során valamennyi érdekelt szervnél, illetve előadónál tárgyitartalmi szempontból többé-kevésbé azonos jellegű- iratanyag keletkezik. Emellett valamennyi szakszervnek és előadónak bizonyos mértékig tájékozottnak kell lennie azokban a kérdésekben, melyek a helyi tanácsok, illetve az egyes szakszervek összcfeladatainak végrehajtása során jelentkeznek. E célból rendszeresen kapnak bizonyos iratokat: részben az illetékességi körülben végrehajtandó részfeladatokkal kapcsolatos dokumentumokat, részben a szükséges tájékoztatást biztositó anyagokat /például javaslatokat,.határozatokat, utasitásokat/. Azok a tárgycsoportok és tárgyfogalmak, melyek az efajta, túlnyomórészt valamennyi aktaképző szervnél jelentkező iratanyagot összefogják, az eddig érvényes irattári tervekben minden főcsoporton belül elkülönitve, a speciális akták előtt kerültek besorolásra, ugyanakkor viszont az azonos tárgyfogalmak gyakran szükségszerűen ismétlődtek úgyszólván minden főcsoportban. Az egyes tárgyfogalmaknak ez az állandó ismétlődése azonban - mutatnak rá a szerzők - nem kényszerű szükség, ez csak szükségtelenül megnöveli a tárgyfogalmak számát és csökkenti az irattári terv áttekinthetőségét. Az egyszerűsítés érdekében ezért az uj irattári tervekben mindazokat a tárgycsoportokat és tárgyfogalmakat, melyeket nagyrészt valamennyi "aktaképző" szerv /ügykör, előadó/ használ, a 00 tételszámú főcsoport fogja össze, igy azok az irattári tervekben csak egyszer szerepelnek, és valamennyi előadó használhatja azokat, akinél ilyen tipusu anyagok jelentkeznek. Összehasonlítva az eddig érvényes irattári teEvek főcsoportjaiban található "általános" aktákat az uj irattári tervek 00 tételszámú főcsoportjában koncentrált "közös" tárgyfogalmakkal, kiderül, hogy az utóbbiak tárgyi szempontból jobban'tagoltak, s a gyakorlati munka követelményeihez mérten bővebbek is. Az állami szervekben végzendő eredményes irányító tevékenység fontos feltétele az is - folytatja a cikk -, hogy a vezető funkcionáriusok minél jobban mentesüljenek a "papirok" adminisztrálásától, és csak annyiban foglalkozzanak velük, amennyiben ez a reájuk bizott irányitó funkció ellátásához elkerülhetetlenül szükséges. Ezzel együtt azonban azt