Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 550 is biztosítani kell, hogy hiánytalanul és a lényegre koncentráltan megkapják éppen azokat az iratanyagokat, melyekre feladataik ellátásához és az átfogó tájékozódáshoz felelősségi körükben szükségük van. Ezeknek az igényeknek a kielégítését az irattári terv megfelelő előírásokkal ugyancsak előmozdíthatja. így például az irattári tervek a tanácselnököknél, helyetteseiknél, valamint a tanácstagoknál keletkező akták számára elsősorban a 00 /"közös tárgyfogalmak

11

/ és a 12 /"Tanács"/ tételszámú főcsoport alkalmazását biztosítják. A 00 tételszámú főcsoportba, ezen belül kölcsönösen a 00 00, 00 03, 00 04„ 00~Q5 tételszámú tárgycsoportokba mindazok az elvi jellegű iratanyagok besorolhatók, melyek a helyi tanácsok összfeladataihak végrehajtása során a tanácstagoknál keletkeznek, mig a 12 tételszámú tárgycsoportban azok az anyagok kerülnek elhelyezésre, melyek tanácstagi minőségükben végzett munkájuk során jönnek létre náluk. Ezekhez az anyagokhoz a tanácstagoknak feladataik végzése közben állandóan vissza kell nyulniok, így ezeket náluk, illetve titkárságaikon kell lerakni és őrizni. Azokat az iratanyagokat viszont, melyek olyan feladatok megoldásával kapcsolatosan keletkeznek, amelyekben elvileg a felelős vezetők döntenek ugyan, de amelyeknek végrehajtása az alájuk rendelt szakszervek kötelessége, - az ügyintéző szervek aktáiban kell elhelyezni. Csak igy biztositható, hogy a tulajdonképpeni ügyintéző a megfelelő előzményekhez állandóan vissza tudjon nyúlni, ugyanakkor a vezető funkcionáriusok, illetve titkárságaik mentesüljenek a számukra folyamatosan nem szükséges iratanyag gondjaitól. A tanácstagoknak azonban az állandó tájékozódás érdekében a nekik alárendelt feladatkörök elvi kérdéseivel kapcsolatos anyagokra is szükségük van. Itt bizonyos esetekben célszerű külön aktákat nyitni, s azokat az irattári tervbe megfelelően besorolni. Ezzel kapcsolatatosan a szerzők a következő példát hozzák fel: a lakosság ellátásával kapcsolatosan a helyi tanácsok adott területükre vonatkozólag komplex közellátási terveket dolgoznak ki. Az uj irattári tervek szerint ezeket a terveket az ügyintéző szerv a "kereskedelem és közellátás" főcsoporton, illetve a "tervezés" tárgycsoporton belül a 65 11 00 tételszámú tárgyfogalom /"komplex közellátási tervek"/ alatt helyezi el. Ezekre a tervekre azonban a tanácselnök illetékes helyettesének is folyamatosan szüksége van, hogy ^ alapvető feladat végrehajtására a maga felelősségi körében befolyást tudjon gyakorolni. Ebből a meggondolásból külön aktát fog erre a célra felfektetni^ amelynek tartalma az illető feladatkörrel, a tervezés és a lakosság ellátása kérdéseivel kapcsolatos aktákban feldolgozást nyerve fog a részleteket illetően kiegészülni. A helyi tanácsok egységes aktaképzésének biztosítása érdekében célszerű - mutatnak rá a szerzők - ha azt a kölcsönhatást, mely a kü-