Levéltári Szemle, 17. (1967)
Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.
- 548 kell arról, hogy a vonatkozó előzményeket tartalmazó egyes tárgyi aktákban megfelelő utalások, illetve kivonatok álljanak rendelkezésre. Különösen kívánatos ez például a munka- és egyéb megbeszélésekkel kapcsolatosan készült jegyzőkönyvek esetében. Előfordulhat természetesen* hogy az emiitett iratok egyike-másika csupán egyetlen tárgyra vonatkozik; ilyen esetekben biztositva van, hogy ezek az iratok a megfelelő tárgyi aktákban is elhelyezhetők legyenek, ahogy ezt az irattári tervek, közelebbről e tervekben a 00 00 00 /"felettes szervek utasitásai"/, 00 03 00 és 00 03 01 /"beadványok"/, 00 06 00 /"statisztikák"/, 00 06 01 /"elöms-'-jk"/ tételszámokkal kapcsolatosan közölt megjegyzések külön kiemelik. Ezzel kapcsolatosan a szerzők utalnak arra,, hogy például az előirtnál kisebb mérvű lakáskihasználtság miatt tervbevett átköltöztetés konkrét "ügyében készült beadványt, mely ügyben már előzőleg is történt iratváltás, - nem a különböző fajtájú beadványok részére'megállapított 00 03 00 tételszám alatt kell lerakni, hanem a már létrejött előzménnyel együtt a 73 H 08 /"lakáscsere és átköltöztetés"/ tételszám alatt. Az iratanyag rendszerének kialakitása igy a tárgyi szempontok messzemenő figyelembevételével, meghatározott esetekben pedig az iratfajták alapján történik. A helyi tanácsoknál azonban az irattári tervek kialakításával kapcsolatosan végzett előmunkálatok során ismételten jelentkeztek tenetenniák' olyan akta-megjelölések alkalmazására, mint például "levelezés a .....Minisztériummal", "levelezés .... Járási Tanáccsal", "levelezés .... üzemmel", s ezekbe az aktákba kivánták be-* sorolni az adott féllel folytatott teljes levélváltást, tekintet" nélkül az egyes iratok és előzmények tárgyi összefüggéseire.. E törekvések szószólói azonban - hangsúlyozzák a szerzők - figyelmen kivül hagyják, hogy ily módon különböző tartalmú iratoknak véletlen időrendben való egymáshoz sorolásával alakulnának ki az egyes akták, s hogy a megfelelő előzményekre /tárgyakra/ való visszanyúlás esetén azokat különböző aktákban kellene felkutatni. A szerzők itt a következő példát hozzák fel: az a levelezés, amit az illetékes ügyintéző szerv a hivatali épület tatarozásával kapcsolatosan különböző part*nerekkel /tatarozóvállalatokkal, a megfelelő pénzügyi osztállyal ? stb./ folytat, előzményként összegyűjtésre kerülj s az irattári terveknek megfeleiSan egyéb, ugyancsak építkezésekkel kapcsolatos elpzmények— kel együttesen az e célra biztositött tárgyfogalom alatt kerül elhelyezésre. Amennyiben egy későbbi tatarozás esetén szükségessé válik visszatérni az előzőre, valamennyi dokumentum együtt van és gyorsan felhasználható. Ha viszont az előzmény szétforgácsoltán, az egyes levelező partnerek- szerinti tagolásban kerülne elhelyezésre., ugy azt számtalan aktából körülményes és időrabló kutatással lehetne csak rekonstruálni, már amennyire az emlékezetből egyáltalán lehetséges. Az e fajta "aktaképzés" hátránya igy kézenfekvő* Az uj irattári tervek éppen ezért ismételten és nyomatékosan hangsúlyozzák^ hogy ilyén* a gyakorlati igazgatási munkát gátló aktaképzés nem eszközölhető. Ennek az elvnek és vele együtt a szabályos iratkezelésnek maradéktalan érvényesítését azonban csak a helyi tanácsok valamennyi munkatársának közös erőfeszítése biztosithatja.
