Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szekeres József: Javaslat néhány tömegesen előforduló vállalati irattípus megőrzési határidejének módosítására / 349–357. o.

350 -.. ta jóvá, abból az elvi álláspontból kiindulva, hogy az egyes szaktestületek szuverén joga, miként dönt az egyes iratfélék megőrzési határidejéről. Egyedüli szempontként a levéltár számára fontos,' un. történelmi anyag biztositása került fő feladatként előtérbe. Ez az álláspont kétségen kivül nem volt hibás, de megítélésünk szerint nagyobb figyelmet kellett volna fordítani az egyéb anyagokkal kapcsolatos problémákra, mint pl. az elnevezésbeli egyöntetűségre, az őrzési idők egységesítésére, általában a rövid határidők növelésére, s a túlzott óvatosság alapján, néhol még a kapitalista jogszolgáltatást figyelembe vevő 32 évi határidők kiküszöbölésére. Igen sok problémát jelent a gyakorlati selejtezési munkálatokban az a tény is, hogy több utasitás vonatkozásában azonos tipusu iratok szerepelnek a rendeletek l-es és Il-es számú jegyzékeiben* amikor is a munkát végzők belátására és az ellenőrzést ellátók jóindulatára van bizva,hogy végül is már most mely megőrzési időt vegyék alapul tevékenységükhöz. Külön problémát jelent a jegyzékekben fel nem sorolt iratok s^ieji'

0

"" &8iseilélí ügye* Ebben az esetben a munkát végzők vagy saját szempontjaik vagy az utasitások egyrészéhez a későbbi években megjelent kiegészítések alapján járnak el sőt nem egyszer a szakminisztériumok selejtezési felelőseihez fordulnak

r akik igen hosszadalmasan hozzák csak meg döntéseiket, s érthető módon,"nem ismerve alaposabban a kérdés problematikáját, nem kivannak felelősséget vállalni. Külön emlitésreméltó fogyatékossága a rendelkezések többségének az a tény, hogy jórészt nem különböztetik meg a vállalati és minisztériumi anyagot és igyekeznek közös elbírálás alapján selejtezési szabályokat kreálni. Pedig nyilvánvalóan különbség van a két szervtipus között s ezt a különbséget a selejtezési utasításoknak is tükröznie kell. Jelenleg pl. a pénzügyminiszteri utasításban " az. anyagkönyvelési iratok selejtezésére vonatkozóan mindössze két iratféle őrzési ideje van feltüntetve, s hogy ez mennyire kevés, arra bizonyítékképpen megemlíthető, hogy a Közlekedés- és Postaügyi Minisztérium selejtezési utasítása 4-6 idevágó iratfélét sorol fel, de ez a felsorolás sem tekinthető még teljesnek. Ugyancsak fontossági különbség van a fenti tárgya iratok vonatkozásában egy minisztériumi anyagkönyvelés s egy lényegtelen vállalati részleg anyagkönyvelési iratai között, jóllehet az elnevezések azonosak. Tehát megállapítható, hogy helyes volna külön selejtezési jegyzékeket készíteni válla~ latok számára, amelyek reálisabb őrzési időket állapitanának meg. A gyakorlatban azután előadódott néhány határeset, amely a selejtezési utasitások fogyatékosságait tükrözte. Néhány évvel ezelőtt pl. a Magyar Kábel Müvek teljes könyvelési-számviteli irattárát ki lehetett selejtezni, mivel a fontosabb és uj iratok még az osztályo—" kon voltak s az irattárban kezelt kb. 30 tonna iratanyag őrzési ideje lejárt - ugyanakkor pl. a Fővárosi Elektromos Müvek irattárában 194-6-tól

? a forint bevezetésétől őrizték a töméntelen mennyiségű