Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - FIGYELŐ - Koppelow, I.: Az iratkezelés kérdései a szocialista mezőgazdaságban: Archivmitteilungen, 1964. / 815–823. o.

- 819 hiánytalanul őrizze meg levéltárában a következő iratfajtákat: a gazdaság tervét a mellékletekkel-, az évi ellenőrzési jelentést, a gazdasági beszámolót, az üzemgazdasági.kiértékeléseket és leltárakat. Az előadó a továbbiakban a gép- és traktorállomások iratkezelésének kérdéseit elemezte* Rámutatott arra, hogy a selejtezés szemszögéből a gép- és traktorállomások, illetve gépjavító-technikai állomások iratkezelése terén a helyzet lényegesen kedvezőbbnek tűnik. Példaként felhozta, hogy a Schwerini Tartományi Főlevéltár illetékességi körébe tartozó 3 északi körzet 160 gépállomása közül az elmúlt 5 év során 65 állomás 98 selejtezési javaslatot nyújtott be, vagyis az üzemek 40,6%-a foglalkozott selejtezéssel, mig a Potsdami Tartományi Főlevéltár illetékességi területén ez az arány 3 év alatt 17,3% volt, Az iratanyagnak a történeti szempontból értéktelen iratok selejtezésével történő folyamatos tehermentesítése azonban ezeknél az üzemeknél is csupán egyedi esetekben tapasztalható. Meglehetősen csekély azoknak a gép— és traktorállomásoknak a száma, amelyek az ugyancsak 1960ban kiadott "A gép- és traktorállomások iratanyagának őrzésére és selejtezésére vonatkozó irányelvek" alapján megfelelően látják el iratkezelési teendőiket. A gyakorlat sokkal inkább az, hogy a dokumentálistételes ellenőrzések befejeztével, vagy nem sokkal az iratőrzési idők lejárta után az illetékesek - szabályszerű selejtezési javaslat benyújtása nélkül - legalábbis a számvitel és anyagkönyvelés bizonylatanyagától igyekeznek megszabadulni, A szorongató raktárhiányt - mutatott rá az előadó - számos üzemben elégséges indoknak tartják a selejtezésre; egyes esetekben - még az emiitett selejtezési irányelvek közzétételét követőleg is az 1960 végéig terjedő időszak teljes iratanyagát selejtezésre javasolták„ Egyes járási levéltárak mindeddig csupán ilyen esetekben vettek át iratokat a gép- és traktorállomásoktól. Az előadó szerint mindenesetre követelményként kell előírni, hogy valamennyi gép- és traktorállomás iratanyagából az üzemtervek és évi ellenőrző jelentések /az elemző kimutatásokkal együtt/, valamint a gazdasági beszámolók teljes sorozatban megtalálhatók legyenek az illetékes állami levéltárakban. Az eddigi igazgatási gyakorlat következtében - folytatta az előadó - az emiitett okmányok a felettes állami igazgatási szerveknél is irattározásra kerültek, elméletileg így - a levéltári megőrzésre kerülő iratok körét az emiitett dokumentumokra korlátozva — teljes mértékoeű le lehetne mondani a gép- és traktorállomások regisztraturális iratanyagának átvételéről. Az a körülmény azonban, hogy egyes államigazgatási szervek iratanyaga - kellő belátás és gondosság hiányában - csonkultan került megőrzésre, kizárja a gép- és traktorállomások iratanyagáról való lemondás abszolutizálását. Esetenként külön-külön kell eldönteni, hol követhető az emiitett eljárás, illetve hogy a kerületi és járási igazgatási szervek iratait hol kell kiegészíteni a gép- és traktorállomások legértékesebb dokumentumainak átvételével, E kérdések tisztázása jelenleg különösen sürgető, minthogy a gép- és traktorállomások — a szocialista termelési viszonyoknak a mezőgazdaságban kivívott