Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - FIGYELŐ - Schreckenbach, H.-J.: Az NDK állami levéltáraiban működő szocialistakori osztályok gyűjtőköre és tagolódása: Archivmitteilungen, 1964. / 788–806. o.

- 790 Az előadó felvetette a kérdést: milyen legyen ez a nyilvántartás, s annak kialakításával kapcsolatosan milyen kérdéseket kell megoldani? Utalt Ulrich Hess-nek az 1960. februárjában rendezett Sellin-J. konferencián az ujabbkori fondokkai kapcsolatosan elhangzott ama követelésére, hogy nem csupán be kell gyűjteni valamennyi, a XIX. és XX. században működött hatóság iratanyagát, hanem rögziteni is kell azokra vonatkozólag legalább is a következő tényeket: 1. Jogelőd szerv, 2. A szerv felállításának időpontja, 3. Alárendeltségi viszony, 4. A szerv feladatai, 5. A szerv hivatali ügyköre, 6. Nagyobb szerveknél azok belső tagolódása, 7» A szerv megszűnésének időpontja, 8, Jogutód szerv. Mielőtt a levéltár hozzákezdene fondképző szerv nyilvántartásának felfektetéséhez, az előadó szerint a következő - ezúttal mélyebben nem elemzett - kérdéseket kell tisztáznia: mit értünk voltaképpen fondképző szervek alatt? A nagyobb szervek strukturális részei, mint például a minisztériumok főosztályai és osztályai, avagy a kerületekben működő tanácsok - önálló fondképző szervek-e a levéltárelmélet szempontjából? Szilárdan kialakult-e a levéltár illetékessége mind a gyűjtőkör, mind pedig az egyes fondképző szervek értékessége szempontjából? A fondképző sz^rv-nyiIvántartás kialakításánál a kiindulópontot a különböző nyomtatott, vagy más módon sokszorosított források képezik: a különböző fajta hivatalos nyomtatványok, hivatali útmutatók, cim- és távbeszélő jegyzékek, költségvetési tervek, körrendeletek és körlevelek, intern telefonjegyzékek és anyagelosztási nyilvántartások. Mindezekből rendkivül sok adatot lehet meriteni, amennyiben pedig e források már kiaknázásra kerültek, olyan levéltári anyagokhoz kell nyúlni, mint amilyenek a költségvetési tervek és létszámtervek, a különböző szervek határozatai, szervezési ügyiratok /elsősorban a szervezési-instruktor osztályok iratai/ stb. Emellett az állami levéltárakhoz beérkező iratselejtezési javaslatok, valamint a gyűjtőkörükben működő levéltárak illetékességi köréből merithető ismeretek is jól hasznosíthatók. A személyes felvilágositáskérésnek és az egyes hivatalok felkeresésének lehetőségével csak a munkálatok záró szakaszában kell élni. Az előadó a továbbiak során a szocialistakori osztályok iratanyagában eszközlendő fondképzés és fondelhatárolás kérdésével foglalkozott. A fondképző szerv-nyilvántartás segítségével - mint mondotta kimutathatók és rögzithetők mindazok az állami szervek és egyéb szervezetek, melyek a szocialistakori osztályok illetékességi körébe tartoznak. A konkrét fondképzés szempontjából azonban még bizonyos további megfontolások is szükségesek, minthogy egyfelől nem mindegyik fondképző szerv alkot külön fondót, másfelől viszont egyes fondképző szervek saját fondókat alkothatnak. Itt elsősorban a következő komplexumok merülhetnek fel: az egykori tartományi kormányzóságok főosztályainak és osztályainak kezelése; a kerületi tanácsok osztályainak kezelése; a járási igazgatásba beolvadó helyi állami szervek kezelése; az 1952. évi igazgatási reform jelentősége.