Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - A KÜLFÖLD LEVÉLTÁRÜGYE – MAGYAR LEVÉLTÁROSOK KÜLFÖLDÖN - Román János: Beszámoló csehszlovákiai tanulmányutamról / 769–775. o.

- 774- A raktárakban szembetűnő az egyes fondok, vagy állagok érték szerinti osztályozása. A dobozokra nyomott vörös római I, jelzi, hogy az iratanyag pl. veszély esetén első helyen mentendő. Meggyszínű II. szám áll a másodosztályú, kék szinü" III. a harmadosztályú anyagok dobozain. Ez az osztálysorolás központilag kiadott irányelvek alapján tortént, a konkrét elbírálás azonban a levéltárvezetők feladata volt. Az iratanyag levéltári feldolgozásának fázisai: rendezés, selejtezés, segédlet /inventár/ készités. A rendezést legtöbb esetben az úgynevezett prémanipuláció, az iratanyagnak a rendezésre való előkészítése előzi meg. Ha az anyag az eredeti rendben, az eredeti segédletekkel jól kutatható és nem nagyon hiányos, a prémanipulációt nem alkalmazzák. Ahol azonban az anyag használhatósága megkívánja, vagy annyira meghianyásodott, hogy a segédletek értelmetlenné, vagy teherré válnak, vagy nincsenek is, előmunkálatot alkalmaznak. A prémanipuláció lényege, hogy az anyag jellegétől függően mesterséges tárgyi vagy a hivatali szervezethez alkalmazható csoportokat, római számmal jelzett főcsoportokat, és abc-vel jelzett alcsoportokat képeznek ki. A főcsoportok általában X-XII-XV. számig terjedhetnek. Egy irattermeié szerv egy évi iratanyagának egy alcsoportnyi része képez egy leltári egységet. Az alcsoportok raktári terjedelme nagyon különböző lehet, tehát egy dobozban előfordulhat 10 alcsoport /leltári egység/ is, de egy alcsoport lehet 4-5 doboz terjedelmű is. A prémanipuláció tervét az dolgozza ki, aki a fond rendezé- '. sát végzi, az igazgató pedig jóváhagyja. A sémán még a rendező munka közben lehet változtatni, ha azonban már inventárba került, ez a rend végleges és változhatatlan. Röviden szólva: olyan mesterséges rendet igyekszenek a nagy kronologikus, kurrens sorozatokban kiképezni, amely akkor állott volna elő, ha az irattermelő szerv nem kurrens rendszerrel, hanem tárgyi rendszerrel dolgozik. Az évenkénti alcsoportok, mint leltári egységek, kapnak a levéltárban folyamatos leltári számot, vagy tételszámot, ennek megfelelő jelzetek kerülnek a dobozokra és a leltárba is. A leltár /inventár/ első oszlopa tehát a leltári tételszámot adja, az utolsó számoszlop pedig azt mutatja, hogy a leltári tétel alatti anyag milyen dobozban található. Az egyes tételeknél kapjuk még ezen kivül az iratanyag leírását, valamint a benne előforduló akták számhatárait is. A tartalmi leírásban különösen kiemelik a szlovák nemzeti történet, vagy a munkásmozgalom története szempontjából kiemelkedő mozzanatokat. Olyan anyagoknál, ahol a belső selejtezés szüksége felmerül, szemmel tartják azt az alapelvet, hogy selejtezni csak rendezett anyagot szabad, gyakorlatilag azonban, ahol lehet, a két munkafolyamatot összekapcsolják. A selejtezhetőség határidejét eredetileg 1900-ban állapították meg, gyakorlatilag azonban visszamentek 1850-ig. A rendezés /alcsoportok kiképzése, sorszámozása, dobozokba - őrzési egységekbe szétosztása/ után kerül sor a levéltárba^, vételre.