Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Bogdán István: A levéltár és az adatszolgáltatás / 603–614. o.

- 612 Az egyik az, hogy az iratok adatait átvizsgálva kigyújtjuk a jellemző, lényeges, igy szükségesnek itélt adatokat. Mivel azonban az eddigi levéltári és történetkutató munka során ezek jelentós részét már ismerjük, Kollektív erővel, ujabb jelentős munkaráfordítás nélkül összeállíthatnánk a levéltári-anyagban található adatok jegyzékét.vagyis azt az adattartományt, amelyből a horizontális és vertikális öszszefüggések, valamint az anyagi adatszolgáltató /dokumentációs/ szintek figyelembe vételével kiválaszthatnánk - akár mellé-, akár alárendeléssel rendszerezve - a feltárandó és igy szolgáltatható adat tartomány egészét. A másik ut: már meglévő, más célból összeállított adattartományt veszünk segitségül, és ezt ellenőrizzük /tételeit növeljük vagy csökkentjük/, az előbbihez hasonló módon és céllal* Az adattartomány különböző anyagi és adati adatszolgáltató /dokumentációs/ .szintű lehet: általánosabb vagy egyedibb adatokat tartalmazhat, A lényeg az, hogy e munka az általános adatszolgáltatás, elvei alapján készüljön. Ha mind az anyagi, mind az adati adatszolgáltató /dokumentációs/ szint problémáját megoldottuk, akkor megválaszolható az a kérdés, hogy alkalmazhatjuk-e a katalogizálás módszerét a levéltári területen, vagy más, korszerűbb adatszolgáltató módszert választunk helyette. Egy azonban bizonyos: bármilyen lesz is a választott uj módszer, az előbbiekben vázolt munkát - az adattartomány meghatározását - mindenképp el kell végezni, sőt - később meglátjuk - még a feltárás /lényegében a katalogizálás/ munká,ját is. Tegyük fel, hogy a levéltár a katalogizálás módszerét választja. Mit jelent ez? Ha az adatszolgáltatás maximális hatásfokára törekszik, akkor minden iratról katalóguscédulát kell készíteni, amelyre az egyes iratokban lévő adatok közül az adattartományban szereplőket ráirják. Mindegyik cédulára iratonként - a fizikai hely /raktár stb./ korabeli jelzetén kivül - átlagosan legalább 5 adatot kell felvenni ahhoz, hogy az idő, név és tárgy kategóriákat feltárhassuk. És hogy ezeket összefüggéseikben adatszolgáltathassuk, minden adathoz el kell helyeznünk egy cédulát, vagyis minden irathoz legalább 5 katalógust kell késziteni /esetleg átütéssel/. Az Országos Levéltár esetében pl, a kb. 33 millió iratáról 165 millió katalógus készülne. Ennek tárolására--"" a könyvtári szabvány cédulát és fiókot véve figyelembe - 3 300 fiók illetve 1650 légköbméter hely kell. Ha viszont magasabb anyagi adatszolgáltató /dokumentációs/ szinten, pl. az un. állag szinten katalogizálnánk, akkor az Országos Levéltár - felkerekítve - 6 000 állagáról 30 ezer katalógust kellene késziteni. Ez már csak 30 fiók. - E katalógust a könyvtári betűrendes- és szakkatalógushoz hasonlóan használhatná a kutató. Hatásfoka - emiitettem - sok mindentől függ, de az bizonyos,hogy