Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Bogdán István: A levéltár és az adatszolgáltatás / 603–614. o.

- 611 LEVÉLTAROS —"-"KATALÓGUS" ——IRATKÉPZŐ SZERV——IRATTÁROS -— IRATREND —m> IRATTÁROS -r— MUTATÓ KÖNYV -— IRAT —»- ADAT. A szubjektiv elem száma nem szaporodott, de az adatközvetitőké igen. Ez a pályarend majdnem azonos a levéltár jelen gyakorlatának pálya~ rendjével* A különbség az, hogy itt a leirás helyett "katalógus" van. Ez azonban lényeges különbség. Az egyes iratképző szervek anyagáról készült leírásokat /segédleteket/ fizikai alakjuk miatt nem lehet tovább rendszerezni /osztályozni/, a katalóguscédulákat viszont igen* A közös jellemzőjü adatköröket - ha magas szinten is• :m a levéltár öszszes iratképző szerveinek anyagára kiterjedően együvé tehetjük* Ezzel nemcsak gyorsitjük az adatszolgáltatást, hanem javítjuk hatásfokát is. Térjünk vissza az első kiegészitő kérdésre: mit katalogizálunk? Ez a kérdés lényegében az un. adatszolgáltató /dokumentációs/ szint problémáját jelenti. Mégpedig két vonalon,. Az egyik az adathordozó /irat ——szerv/ szerinti tagolásban haladva felveti az un. anyagi adatszolgáltató /dokumentációs/szint kérdését. Azt, hogy egy-egy iratképző szerv anyagárnak jelenlegi iratrend /fizikai/ hierarchiájában milyen iratrend-fokozaton - szinten-adatszolgáltassunk* Az előbbiekben, a katalogizálásnál végigtekintettük az elvi lehetőségeketj és azt is láthattuk, hogy minél magasabb ez a szint, annál általánosabb és igy szűkebb körű adatokat kaphatunk, tehát az adatszolgáltatás hatásfoka csökken, viszont az adatközvetitők és a szubjektiv elemek száma sokasodik, következőleg növekszik a hibaszázalék. A másik vonal az un. adaü. . "adatszolgáltató /dokumentációs/ szint kérdése. Az, hogy az iratok adat tartományából az adatrend /szellemi/ hierarchia melyik fokozatán - szintjén -, milyen körben adatszolgáltassunk?' Ennek kiválasztása a legnehezebb és egyúttal a legfontosabb feladat is, mert végső fokon ettől függ az adatszolgáltatás hatásfoka - bármilyen korszerű /akár gépi/ módszert is alkalmazzunk ezután. Ha pl. egy iratban 20 különböző adat Van., a hatásfok akkor tökéletes, ha mind a 20-t adatszolgáltatjuk. Ha kevesebbet, csökken a hatásfok. Mivel azonban az adattartomány: a levéltári anyagban lévő adatok nagyságrendje /sokasága/ miatt képtelenség valamennyi adatot feltárni /adat szolgáltatni/, meg kell határozni a hatásfok minimumot /a hatásfok csökkentés maximumát/, vagyis ki kell választani közülük egyes adatokat. De melyek lesznek a kedvezményezettek?.Nyilvánvalóan a lényegesek, jellemzőek. De melyek ezek? Ennek megállapításához az osztályozás módszere ad ségitséget. . Röviden szólva: meg kell állapitanunk a feltárandó adattartományt részben és egészben. Nyilvánvaló

t hogy ezt a munkát a levéltár egész anyagára kiterjedő érvénnyel, az egyes iratképző szervek anyagának sajátosságait figyelembe véve kell elvégeznünk^ természetesen módszeresen és összehangolásra törekedve* - Elvileg két utón haladhatunk.