Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 2. szám - FIGYELŐ - Müller, G.: Az iratok értékelésének és selejtezésének kérdései: Archivmitteilungen, 1964. / 553–560. o.

Értékelési szempontok, ismérvek A cikk keretei között nem lehet valamennyi értékelési kritériumot ismertetni. Alapjában véve mindig olyan irattári anyagot vizsgálunk, melynek vagy tudományos - történeti, vagy ügyviteli az értéke, mindamellett az ügyviteli érték nem zárja ki a történeti értéket, mint ahogy a helyzet fordítva is elképzelhető. Az iratanyag jelentőségének helyes megitélése végett az értékelés során az alábbi ismérveket kell figyelembe venni: lé Az iratképző szervnek az államigazgatási és gazdasági életben betöltött szerepe, * 2, az iratanyag tartalmi értéke, 3, az iratanyag keletkezésének ideje és helye, 4-. az iratok folyamatosságának teljessége, 5. többszörösen jelentkező iratok, 6„ iratelnyelés. Már korábban emlités..történt arról, hogy a szervnek az állami és gazdasági életben betöltött szerepe az iratanyaga értékének megállapítása szempontjából mily jelentős. Megállapítható, hogy a felsőbb szervek az alárendelt szervek iratanyagának lényegét abszorbeálják, s igy iratanyaguk tömören tartalmaz bizonyító értéket. A járási tanács egészségügyi osztályánál például fellelhetők az alárendelt intézmények fontos iratainak lecsapódásai. Ami az iratok tartalmi értékét jelenti, vannak iratféleségek, melyek fontos társadalmi feladatok végzését tartalmazzák: pl. tervek, összefoglaló jelentések, törvények, rendeletek, határozatok. Ezek mellett a szerv operatív vezető és ellenőrző tevékenységéből kifolyólag információs célt szolgáló iratanyag is keletkezik. Ez az anyag főként segitő és támogató jellegű, s ennélfogva jelentősége csekély. Az iratok keletkezési ideje és helye tekintetében különös tekintettel kell lenni a társadalmi változások, fordulatok idejében keletkezett iratokra. Ha ilyen iratanyagban hiány mutatkozik^ a bizonyító erejű iratok pótlására pl. az ügyviteli iratok szereplése kerül előtérbe, habár ezeknek kisebb a dokumentációs értékük. Ez a megállapítás vonatkozik például a földreformmal kapcsolatos iratokra. Tekintettel kell lenni arra is, hogy egy iratképző szerv értékes iratanyaga teljes-e; hiány, iratpusztulás esetén meg kell kísérelni a rések betömését egyébként selejtezhető iratokból is. A többszörösen jelentkező iratok kérdésének nagy a jelentősége. Az alárendelt szervek jelentésadási tevékenységének rendszere, valamint bizonyos feladatok koordinálása következtében tömegesen fordulnak elő "azonos iratok". Szerző példaként emliti a járási tanács osztályait.