Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 2. szám - FIGYELŐ - Müller, G.: Az iratok értékelésének és selejtezésének kérdései: Archivmitteilungen, 1964. / 553–560. o.

- 558 Ezek a járási tanácsnak és a tartományi tanácsnak lévén alárendelve, jelentéseik megtalálhatók az osztály, az illetékes járási tanácsi elnökhelyettes, a járási tanács regisztraturájában, úgyszintén a képviselőtestület, továbbá a tartományi tanács irattárában. Más példákhoz hasonlítva az azonos iratok tömeges jelentkezését itt még minimálisnak lehet tekinteni. A potsdami járás egy gazdasági vonatkozású tanulmánya pl. 24- példányban, a járási tanács költségvetésének félévi vizsgálatai 25 példányban készülnek és kerülnek különböző szervekhez. Világos, hogy ilyen esetekben mélyreható selejtezést kell végezni. A fennálló szabályozás értelmében az ilyen iratokat csak az iratképzőnél kell megtartani. A jövőben viszont arra kell törekedni, hogy az alárendelt szervektől érkezett iratok a felsőbb szervnél maradjanak meg abban az esetben, ha az alsóbb szerv társadalmi funicója csekély jelentőségű. Csak a járási tanács irattárában kell megőrizni pl. az ellátó és szolgáltató vállalatok értékesebb iratanyagát, mig az utóbbi szerveknél azok kiselejtezhetők. A levéltárak értéktelen iratainak eltávolítása szempontjából fontos feladat az iratelnyelés kérdése. Az iratelnyelés által bizonyos iratféleségeket különböző fokon fognak össze, igy például a havi jelentéseket a negyedéviek, ezeket a féléviek, a félévi jelentéseket az évi jelentések "abszorbeálják". Ilymódon az évi jelentésekben összefogott részjelentések feleslegessé válnak. Csak akkor kell a végső fokon keletkezett iraton kivlll korábbi fokozatú iratot megtartani, ha annak tartalma a végső fokon nem jelentkezik tökéletesen. Selejtezés Az értékelési szempontokból következik az a felismerés, hogy mely iratokat kell megtartani vagy selejtezni. Az értékelés által választjuk el a megmaradó és selejtezendő iratokat. A selejtezés kiterjeszthető az iratképző szerv teljes iratanyagára, annak egy szervezeti részére, a tárgyi rendszerű iratok'egyes egységeire, egyes iratdarabokra. A népmüvelés szakágazatában pl. minden óvoda, napközi otthon és hétközi gyermekotthon, iratanyaga teljesen selejtezhető, mivel ezeknek fontosabb iratai a járási tanács népművelési osztálya regisztraturájában úgyis fellelhetők. Egy szervezeti egységen belül is lehetséges a teljes selejtezés az őrzési idő lejártakor, igy a járási tanács munkaügyi osztályán, mivel az osztály kizárólag operatív feladatokat lát el. Az osztály tervtel jesitésének iratait a tervosztályon találjuk meg, ahová az ilyen természetű - levéltári értékű - iratok befutottak. Az elmondottak alapján a munkaügyi osztály iratait teljes egészükben ki lehet selejtezni. A selejtezés eddigi formái, melyek a tárgyi irategységekre és ezen belül az egyes iratokra vonatkoztak, továbbra is szükségesek. Számos iratképző szervnél, ahol az iratok kezelése nem megnyugtató, továbbra is az egyes iratok selejtezését kell végezni s ez az eljárás az azonos iratok többszörös megjelenése esetére is alkalmazandó. Ilyenkor a levéltárosnak meg kell arról győződnie, hogy a több példányban jelentkező irat valóban megtalálható-e az illetékes szervnél /pl. a körrende-