Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ort János: A levéltári "durva" selejtezésről / 1–12. o.

~ 5T Közületi szervek és vállalatok iratainak durva selejtezése • ' • "•''• • Az államigazgatási szervek, hivatalok, intézetek, intézmények vagy más közületi szervek iktatott ügyviteli irataiban, akár az országos szervek fejlettebb iratkezelést matató kutfős-tételes iratait nézzük, a durva selejtezésnek kevés lehetősége van* Az ügykezelés belső átmeneti irodai-nyilvántartásai /határidőnyilvántartás, munkakönyv, postakönyv, s egyéb hasonló kezelői nyilvántartások, melyek selejtezhetősége közismert/ ritkán kerülnek levéltárba: egyes példányai pedig ügyviteli mintaként is megtarthatók. Az iratkezelés változásai nyomán lehetnek azonban az államigazgatási szervek irataiban is olyan egy vagy több évre szóló különcsomók s egyes irattári tételek sorozatai, melyek egészükben selejtezhetek,• pl, a sz.ervek jelentéktelen ügyviteli tevékenységének olyan dokumentumai, melyek tartalmuk tekintetében minden tudomány os^pojLitikai-gyakorlati jelentőséget nélkülöznek, s külön raktári egységeket képeznek* Ilyenek a nyomtatvány-irodaszer és az egyéb kisebb beszerzések iratai* vagy magánszemélyek kisjelentőségű tömeges kérelmei a vonatkozó engedélyeknek irataival, melyek mihtairatok megtartásával egészükben selejtezhetők« Mindezek az iratok a fondképző valamely kikülönítve működő részlegének ónálló állagaként is jelentkezhetnek s tartalmuk érdemi része tükröződik a szerv más állagának összesitő irataiban: ez esetben is egészükben selejtezhetők. Hasonlóan selejtezhetők lennének az egyes hatóságok kebelében működő, vagy mellérendelt szaksz-ervek szakvéleményeket tartalmazó állagai-sorozatai, melyek lényegében a hatóságtól vett rendelkezéseket és a hatóságnak tett jelentések fogalmazatait tartalmazzák. Feltétele selejtezésüknek, hogy az érintett hatóság iratai is fennmaradtak: ez a körülmény azonban nem vizsgálható ki tételesen s igy indokolt az iratok egyedi elbirálással történő selejtezése, A jelentéktelen tevékenységet kifejtő szervek, vagy egyéb tekintetben levéltári értékhatár alá sorolt szervek selejtezési kérdéseit a továbbiakban külön fejezetben tárgyaljuk. Másféle durva selejtezésre az államigazgatási szervek, hivatalok, intézmények iktatott ügyviteli irataiban egyébként ma már alig van lehetőség levéltárainkban. Kapitalista kori állagaik is az iratok átvizsgálását, átválogatását igénylik s egy vagy több raktári egységet kitevő sorozat kiselejtezésére ma már ritkán látunk lehetőséget, , . . A durva selejtezés fő lehetősége a közületi szerveknél, vállalatoknál egyformán azok fOndjainak számviteli részében kereshető, ahol a kapitalista korban a pénz-értékkezelés utalványozó-ellenőrző bizonylata, és nyilvántartásai megsokasodtak. Következőkben az igazgatási és gazdasági szervek, intézmények működését pénzügyi vonatkozásban mutató könyvelési iratanyag, a bérez-ési és munkaügyi kimutatások értékelésének szempontjait ismertetjük.