Levéltári Szemle, 15. (1965)

Levéltári Szemle, 15. (1965) 4. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Romhányi Emil: Megjegyzések dr. Pados Pál: "A titkárnői munka" című művéhez / 122–127. o.

- 126 Az V. rész a titkárnő munkakörével foglalkozik. Egyetértünk a szerzőnek azzal a megállapításával, hogy a titkári munkába annak jó megszervezéséÍJ érdekében ahol arra lehetőség nyilik - tervszerűséget kell vinni. Az állandó jellegű munkák mellé azonban oda sorolnók a napi sajtó és a szerv munkájához kapcsolódó hivatalos közlemények figyelemmel kisérését és ha ott a saját munkahelyére vonatkozó közleményt, rendelkezést, bírálatot, stb., talál, azt jelölje ki és még annak megjelenése napján mutassa be főnökének. , . . Nem tudunk a szerzővel egyetérteni abban, hogy a kisebb jelentőségű ügyeket, 111, azok másolatait időrendben, a nagyobb jelentőségüeket pedig témák szerint számmal, névvel ellátottan őrizzék /A-9. oldal, 2. bek./. Iratkezelés szempontjából nem tehetünk különbséget kisebb vagy nagyobb jelentőségű ügyiratok között, mindkettőt egységes rendszerben helyes és szabad kezelni, mert ha nem igy történik, az iratkezelés egységét bontjuk meg. Minden szervnek kötelessége ügyrendje mellett ügyiratkezelésének rendjét is szabályozni és iratait az ott lefektetett szabályok szerint kezelni, ami kizárja az irat jelentőség szerinti latolgatását. Nehéz is volna határt szabni annak, hogy hol végződik a kisebb és hol kezdődik a nagyobb jelentőségű ügyirat. Az iratnyilvántartásul, irattárolás című fejezet első bekezdésének az a kitétele, hogy "... ha az iratok egy része a központi irattárba kerül", - nem világos. Ugyanis az iratoknak nemcsak egy része, hanem minden része a központi irattárba kerül, még decentralizált iratkezelés esetén is. Az osztályok a keletkezéstől számított két év letelte után irataikat átadják a központi irattárnak, centralizált iratkezelés esetén pedig az összes irat már az irat elintézése után a központi irattárban nyer elhelyezést. Nem tudjuk elfogadni azt a megoldást sem, hogy "egyes fon- j boa ügyek iratait" még központi irattár léte esetén is a vezető titkársága őrzi /58. old. 2. bek./. Annak van létjogosultsága, hogy a bizalmas iratokat elkülönítve a titkárságon kezeljék, de a nem bizalmas jellegűeket kezelje a központi irattár, hiszen az a rendeltetése, hogy az iratokat őrizze, gondozza és az igénylők rendelkezésére bocsássa. A vezető addig tartsa magánál az iratot, ameddig arra szükség van, de araint ez az igénye megszűnik, az iratot át kell adni a központi irattárnak. A szerző megállapítása szerint nem előnyös a decentralizált iratkezelés akkor /58.old.1.bek./, ha egy-egy ügy intézésébe több osztály is bekapcsolódik, mert állandó vita tárgya, hogy a kérdéses ügyre vonatkozó iratokat "melyik szerv irattárában rakják le". Véle.mét^ki/lk szerint a több osztályon átfutott iratot minden esetben azon az osztályon /szervezeti egységen/ kell irattárba helyezni, ahol az ügyirat elintézése történt. Az érdekelt osztályok pedig - ha szükségesnek tartják - átfutó könyvükben jelöljék meg, hogy a szóban lévő irat melyik osztályon és milyen jelzet alatt nyert elhelyezést.