Levéltári Szemle, 15. (1965)

Levéltári Szemle, 15. (1965) 3. szám - FIGYELŐ - Pérotin, Y.: A "Records management" és az angol levéltárak: La Gazette des Archives, 1964. 44. / 282–295. o.

- 289 tarosok ennek a kérdésnek egy kis kézikönyvet szenteltek, melyet D»R*~Q* útmutató függelékeként adtak ki» Az útmutató már megjelent uj kiadásával összehangolt ujabb kiadás később jelenik még* Amikor itt levéltárba adásról szólunk, nem az iratoknak az átmeneti raktárakba való átszállítására, hanem a gondosan átválogatott, állandó megőrzéssé-J váró iratoknak, tehát annak az 1 %-nyi iratnak a P,R.Q-ba való átadására gondolunk, mely a későbbi kutatások tárgya és a történetírás anyaga lesz* Az iratok levéltárba adásának előkészi

f

ése a D*R,0-k feladata lett, akik most már nem a P*R*Q* különböző osztályainak, hanem az illetékes Inspecting Qfficer-nek a közreműködésével látják el feladatukat. A D*R.Qk és az Inspecting Qfficers-ek pontos útbaigazításokat kaptak a beszállítandó iratok előkészítését, vagyis az iratok dobozolás^t és ezek f el,iratcimkézését illetően, / A felirat-cimke nemcsak a jelzetet, hanem ja kutathatóság határidejét"is feltünteti a következő formában: closed until

,.•. vagy closed until various dates up to ».,/

A címkézés módozatait a P.R,Q, határozza meg, sőt az ehhez szükséges anyagot i

s a P'R'Q** bocsátja rendelkezésre* Ezek lapjainak bal felső sarkában a megfelelői levéltári egység /sorozat stb./ cime, rovataiban pedig a raktári egységek sorszáma van feltüntetve, A raktári egység sorszámával egy magasságban a kelet es a tárgy olvasható* Ha a raktári egységeknek irattári jelzetük is volt, ezt egy második rovat tartalmazza* Meg kell jegyezni, hogy a rendszer csak abban az esetben alkalmazható, ha a P»R*0. azon levéltári egysége /sorozata/, melybe az átadandó iratok besoroltatnak, már az átadás idején ismeretes, ilyen esetekben már az irattárban el lehet készittetni a repertóriumot* Az átadási jegyzékek azonban kutatási segédletként nem használhatók, mert hiányzik róluk a helyrajzi jelzet: ezt a P*R*Q-ban készülő, cédulamutató pótolja később* Az iratátadási jegyzékek - elsősorban persze a jelentősebb mennyiségű iratok átadása alkalmával készülő jegyzékek - nem száraz számfelsorolások, hanem hol a bevezetőben, hol a megjegyzések rovatában, hol a jegyzék végén különféle kommentárokat tartalmaznak /hivataltörténet, selejtezés indokolása, leirása, a nem mechanikus szempontok szerint megőrzött mintasorozatok, vagy mintadarabok válogatási szempontjainak ismertetése stb,/. 3* - A Munkaügyi Minisztérium példája A P,R,Q-ban a recörds management-ra irányuló vizsgálódásom nem korlátozódott az elméleti megbeszélésekre* Kérésemre egy napot a Munkaügyi Minisztériumban töltöttem az illetékes Inspecting Officer és a Minisztérium D.R.J)-je - egyben segédhivatali igazgatója - társaságában* Már előzetesen felhivták a figyelmemet arra, hogy a Munkaügyi Minisztérium egy különösen jól működő minisztérium és a lelkiismeretesen dolgozó emberek egyszerűségével azt javasolták, hogy egy olyan minisztériumot is látogassak meg, ahol az uj módszerek'alkalmazása kevésbé kielégitő. Idő hiányában azonban erre már nem került sor, de hiszen minden levéltáros amúgy is jól tudja, hogyan mennek ott a dolgok, ahol épp rosszul mennek **• i