Levéltári Szemle, 15. (1965)

Levéltári Szemle, 15. (1965) 3. szám - FIGYELŐ - Pérotin, Y.: A "Records management" és az angol levéltárak: La Gazette des Archives, 1964. 44. / 282–295. o.

288 lehetséges, a már megállapított elévülési határidejük rendjében helyezik el a raktárakban* /Az elévülési határidőt jól láthatóan fel kell tüntetni,/ így lehetővé válik a mechanikus selejtezés. Elévülési határidejétől függetlenül a keletkezéstől számított 25 éven belül minden ügyiratot a második válogatásnak kell alávetni* A második válogatást a D.R,Q, késziti elő és az Inspecting Qfficer-rel karöltve hajtja végre* Az előbbi az ügyviteli szempontokat képviseli* az utóbbi azonban - az irat keletkezése óta első izben - a történeti érték szempontjából vizsgálja meg az iratokat. Az elbírálásnál azonban kikéri a D»R,Q* véleményét is, mert ő jobban ismeri az iratokat és igen értékes javaslatokat £ud tenni a közigazgatás- és hivataltörténet érdekében megőrzendő iratokra vonatkozóan* Az iratok kiselejtezését ezen második válogatás alkalmával persze a legnagyobb óvatossággal végzik* Az elpusztításra itélt iratkategórlák közül a szerv működésének illusztrálására mintadarabokat tartanak meg és mintasorozatokat emelnek ki állandó megőrzésre /elsősorban kronológiai alapon/* Hangsúlyozni kell még, hogy a több* egymással összefüggő hatáskörű tárca ügyköreit igen jól ismerő Inspecting Qfficersek abban a kedvező helyzetben vannak, hogy nem egy olyan iratcsoport kiselejtezéséhez járulhatnak hozzá, melyek önmagában vizsgálva értékesnek látszanak, holott ezek adatai - esetleg összevont vagy összesitett formában - más központi hatóságok irataiban is megtalálhatók, A második válogatás ügyiratonkénti átnézés alapján megy végbe, a lapról lapra történő átvizsgálást nem tartják kifizetődőnek. Ennek a válogatásnak a befejeztével az iratok általában vagy kiselejteztetnek, vagy levéltárba kerülnek* Bizonyos iratok azonban továbbra is a szerveknél maradhatnak* amint a 25 éves határidőt is meg lehet röviditeni vagy meghosszabbítani, A P,R,Q-b

a beszállított iratok mennyisége nem haladja meg átlagban'a .létrejött összes iratok 1 %-á:fe^ A feladat - mondja ki világosan a D.R,0. útmutató bevezetője <-, hogy a 10Q ezret /ennyi a Civil Service évi termelése/ 1 ezer megőrzésre érdemesre csökkentsük*" f/ A "particular instance papers" A Grigg-féle bizottság jelentésének megfelelően ez a néhol jelentős mennyiségű iratcsoport ki van vonva a válogatások általános szabályai alól. Minden ilyen jellegű iratcsoportot a F,R*Q* egy külön bizottsága vizsgálja meg /melynek elnöke a D+R»Q* és az illetékes Ihspecting Qfficer a tagja/ és alakítja ki az azok további fenntartásának' módozatait, melyek gyakran ,a megőrzendő mintasorozatok meghatározásával azonosak, I g/ Az iratok átadása a levéltárnak Tudatában annak, hogy az iratok levéltárba adása a legközvetlenebbül meghatározza a levéltárak jövőbeni használatát, az angol levél-