Levéltári Szemle, 15. (1965)

Levéltári Szemle, 15. (1965) 3. szám - FIGYELŐ - Pérotin, Y.: A "Records management" és az angol levéltárak: La Gazette des Archives, 1964. 44. / 282–295. o.

287 A D.R»Q-k mellett meglehetősen különböző összetételű hivatalok működnek: több helyütt nyugdijasokat állitanak munkába szerződéses alkalmazotti minőségben s ezek munkájának hatékonyságát szakértelmük növeli annyival, amennyivel életkoruk esetleg csökkenti, A D«R»Q~k együttműködnek a minisztériumok Szervezési és Módszertani Irodájával,, vagy ahol ilyen nincsen, a Pénzügyminisztériumnak a tárcához, meghatározott feladat megoldására kirendelt szakértőjével. c../ A D,R.Q-k útmutatója A Grigg-féle bizottság javaslatainak megfelelően már 1958ban közzétették a D.R.Q. ideiglenes útmutatóját. A kézikönyv végleges kiadása 1962. novemberében jelent meg. Szövege rövid /mindössze 37 lap/ és világos. Az útmutató mindenek előtt az irattárakra vonatkozó uj rendelkezéseket és az uj munkamódszereket, majd az újonnan létrehozott szerveket mutatja be. Meglehetősen részletesen ismerteti aztán a súllyal a - D.R.Q-k feladatát képező ellenőrzési munka módszereit és felsorolja a válogatási szempontokat, melyek közül különösen az egyedi eseteket tárgyaló iratokra vonatkozók nagyon alaposak. d/ Az első válogatás Az uj rendelkezések előírják, hogy az összes hivatali iratokat, amint ügyviteli szükségességüket elvesztik, tehát általában 5 éven belül át kell válogatni* /A határidő alaposan megfontolt lerövidítését kívánatosnak tartják,/ Annak érdekében, hogy ez a válogatás minél hatékonyabb legyen, azt ajánlják, hogy azok az ügyiratok, melyek ügye két vagy több éven keresztül folytatódik,, már az első irat keletkezésekor megállapított hatá.ridő elteltével kerüljenek megvizsgálásra és ezen müvelet megkönnyítése érdekében az ügyiratok időrendi részletekre történő felbontását javasolják. Ez az első válogatás a tárca D»R.Q-jának feladatai közé tartozik, de a Inspecting Officer- nek is van benne szerepe: neki kell öszszeállitania és szükség esetén változtatnia a classified lists-eket /selejtezési határidőket is feltüntető irattári tervek, ill. jegyzékek/ stb. Becslések: szerint az első válogatás után az iratok 10-50 %ának szabad megmaradnia* e/ A második válogatás Azokat az iratokat, melyeket az első válogatás után is megtartanak, mivel ügyviteli értéküket nem veszítették el, amennyiben