Levéltári Szemle, 14. (1964)

Levéltári Szemle, 14. (1964) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Lakatos Ernő: Javaslat az alapleltári utasítás módosítására / 33–43. o.

zésének értelmes módjáto Mielőtt rátérnénk az alapleltár készítésének módjára két icerdést kell tisztáznunk: lo mit tegyünk az eddig készített alapleltárakkal? 2o miKor készítsünk uj alapleltárt? • A meglevő alapleltárakat bármilyen pontatlanok legyenek is, amig jobbakat nem Jcészitettünk

s semmi esetre se dobjuk el, hanem vezessük rá «•? esetleg píros ironnal - az uj fondszámot és az állag betűjelét és ezentúl a fonűjagyzéknek megfelelő rendszerben tároljuko így mindig világosan látjuk, hogy miiyen alapleltári feladataink vannak még

9 Ez a módszer akkor alkalmazható

9 ha az alapleltározott irat együttes egy fondnak vagy egy állagnak felel meg

0 Ha az alapleltározott irategyüttes az uj f ondszemlélet szerint több fondót vagy állagot alkot /ez a gyakoribb eset/

9 akkor a róla készitett alapleltárat a felfektetendő "átdolgozandó alapleltárak

w dossziéjába kell eltennünk

9 illetve az ilyen jellegű alapleltárakat összegyűjtenünk és azok átdolgozását

9 ujakkal való pótlását valamelyik következő évi tervmunkába be kell iktatni, ha ugyan a tervezett munkát az időközben megjelent levéltári útmutató feleslegessé nem teszio Mikor kész it síink feltétlenül uj alapleltárat? lo/ Minden olyan rendezett és raktári jegyzékkel ellátott fondról

9 amelyről addig még nem készült, 2

0

/ A középszintű rendezés es az azt követő raktári jegyzék felfektetése után» ha a régi alapleltár adatai az uj állapotnak már nem felelnek meg és alapos kiegészülésre szorulnako Ilyenkor a régi kiigazítása helyett egyszerűbb ujat felfektetnie 3o/ Minden levéltárba érkező uj fondról, ha az rendezettnek tekinthető

, % róla raktári jegyzék már elkészült. Alapleltározási munkákat a fentiek figyelembevételével csak az évi tervbe beiktatva és nem ötletszerűen kell elvégezni, s hangsúlyozottan csak középszintig rendezett iratokról« A rendezetlen fondok alapleltározása fölösleges papirmunka, tehát értelmetleno Ilyen munkákat a szerény személyi kerettel rendelkező területi levéltárak nem engedhetnek meg. Végül térjünk rá az alapleltározási munkák mikéntjére, A régi utasitás elavult szóhasználatától eltekintve tartalmi-