Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - FIGYELŐ - Szedő Antal: Gerhart Enders: Archivverwaltungslehre / 241–255. o.
- 245 tá3körében rejlő fel.datok /tehát az iratok tárgya/ nem azonosítható a tizedes rendé".er fogalomköreivel. Maga azonban a módszer, ho^y tárgyköröket a számok rendszerével fejezzünk KÍ, alkalmazható volt az iratoknál is. így jöttek létre a német iratkezelési gyakorlatban a három-, négy-, öt-, hatszámos rendszerek, aszerint, hogy hány számmal jelölték az iratok tartalmát. Minden számoszlop persze lo számot /-csoportot/ tartalmazott. Üeg kell még emlé! szni az iratrendezőkről /nálunk pl. ilyen .olt a Hunor/, melyekben az iratok fémre vannak felfűzve. Ezekből valóban könynyebb egy iratot kieme".ni /és megtalálni magát az iratot/, mint a szorosan tíszszekötözött fasciculusban. Az ügyviteli reformot a Birodalmi Minisztériumok Ejységes ügyvitele /GGO/ I. RébZ /1926/ léptette életbe Németországban, nem tette azonoan kötelezővé, hanem csak ajárlof-a a fenti eg\jzerUsitő eljárásokat az iratkezelésben. Érdekes, hogy a íinirztérinmok és országos főhatóságok rövid kísérletezés után az 'iktató tönyvet ismét bevezették, N-gyobb sikere volt a reformnak városoknál ós községeknél. Ezt nagyban elősegítette Pritz Nordsieck könyve: Községek szervezete és iratkezelése /1937. OrganlraVon und Akténführung der Geweinde^/. Ugyanezen szerzőtől jelent meg 19^o-ben egy mintairatkez?lési rendszer /pontos csoportositási táblázattal/ községek számára. Ez az iratkezelési rendszer azért mintaszerű, mert az intézmény, a község hivatali struktúrájára van épitve. /Ezért jó nálunk is a Jánosi féle iratkezelési rendszer a Vallásos Közoktatásügyi Minisztérium ügyvitelében a harmincra evekben./ Egységes vertikális /a legmagasabb hatÓ3ágtól a legkisebb hivatalig érvényes/ iratkezelési renaszert /Aktenplant/ a II. \ilágháooru ^lőtt kidolgoztak Németországban az igazságügyi vonalon, a postánál, az államvasutaknál éa a pénzügyi vonalon. Ezek az iratkezelési rendszerek három-négyszámos ?ends^erek, a tagolás tárgyi alapon történik. Helyesen állapitja meg End-jrs: a helyes nodern iratkezelésnek alapja egy gondosan összeállított Aktenplan. Helyesen állapítja meg azt is, hogy az iratkezelés modernizálása, ami az egyszerűsítést, a gyorsítást és az olcsóbbitást ihleti, sikerült. Azouban mindez a tartósság és biztonság rovására ment. Nagyon ajánlja a szerző az "Aktenplan" elkészítését kartoncédulákra vagy külön ^apókra, miközben a főtétel vagy főcsoport számára külön lapot kall adni, ezen fel kell tüntetni a csoportokrt és alcsoportokat. A modern iratok keselésénél fontos feladatok várnak a levéltárosra. Ugyanis kétségtelenül vannak veszélyek az iratok épségére vonatkozóan és mégsem léphet az irattáropok elé olyan követelésekkel, melyek csak a levéltár számára jexentenek has; not, de praktikusén nem járnak előnnyel magára az irattárra nézve. Érdekesek - és a magyarországi helyzettel sok hasonlóságot mutatók - a kereskedelmi, vállalati, üzemi irattárakkal ka ->csolatban elmondott tények. Ezekből kiderül, hogy hosszú időn át Németországban is a gazdasági 1rattárakben egys?,erüen megsemmisítették a már nem szükséges iratanyagot. Még az 1896 évi nercet kereskedelmi törvény is c^rk annyit ir elő, hogy az iratokat lo évig kell őrizni. Egyébként a jegyzőkönyvéé anyag kronologikus sorrendben van elhelyezve, az iratok nagy részét képező levelezés pedig levelezők szerint van csoportosítva, vagy a válla 1 éti fiókok földrajzi helye szerint, ezen belül időrendben. Egyébként a kereskedelmi, vállalati, üzemi irattárakban jó-
