Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.
- 162 Szignálás, — az iktatmánynak ügyintézőkre való kijelölése és szétosztása. Nyilvántartás, — az iktatmány mindenkori állomáshelyének feljegyzése. Elintézés, — az intézkedési tervezet elkészítése, annak felülvizsgálata és kiadmányozása. Kiadás, — a jóváhagyott Aiadmányozott/ elintézés fogalmazványának letisztázása /másolása/, a tisztázatnak a fogalmazvánnyal való egyeztetése és aláíratása. Expediálás, — a kiadmány postázása /borítékolása, bélyeggel, bélyegzővel, pecséttel ellátása/ és a címzetthez való továbbítása. Irattározás, — az elintézett irat irattári kezelése. Az érdemi Ügyintézést a fogalmazói kar, az iratkezelést pedig a segédhivatali főigazgató 2 ' irányítása mellett működő segédhivatalok ^ dolgozói látták el. A segédhivatalokat - a segédhivatali főigazgató utasításai szerint - segédhivatali igazgatók 4/ vezették. Az iratkezelés rendszere a századfordulóig centrális volt, "központi" segédhivatalokkal, majd a minisztérium ügykörének tágulása, az ügyek számának rohamos növekedése miatt fokozatosan dseentralizálódott, mig az 194o-es években a központi kezelés - az expediálás és irattározás kivételévelmegszünt és valamennyi munkamozzanatot az osztályirodák végezték. I. CENTRÁLIS ÜGYINTÉZÉS IDŐSZAKA 1889-19o4 A centrális iratkezelés lényege az volt, hogy a minisztériumba érkezett valamennyi iratot egy helyen bontották fel, azokat az iratok tárgykörétől függetlenül központilag iktatták, mutatózták és központilag történt az elintézett iratok kiadása, expediálása, irattározása Is. Az iratkezelés szervei az Elnöki Segédhivatal, a Köznonti Iktatóhivatal, a Központi Kiadóhivatal, a Központi Irattár és az osztálynyilvántartó irodák voltak. Ezt a rendszert nem a Földművelésügyi Minisztérium gyakorlata alakitotta ki, hanem készen kapta a jogelőd Földsilvelés-, Ipar- és Kereskedelemügyi Minisztériumtól és hosszú időn át érvényben hagyta. • A posta felbontása és osztályozása A minisztériumhoz postán érkezett, futárral kézbesített, vagy az osztályokon "Hivatalból" készített tervezeteket, az ügyfelek személyes fogadásakor készített jegyzőkönyveket és egyéb feljegyzéseket az Elnöki Osztály segédhivatala ' vette át. Ennek igazgatója, vagy az általa "postabontással" megbízott tisztviselő a "bizalmas", "a miniszter saját kezéhez" vagy más hasonló jelzéssel ellátott leveleket és egyéb küldeményeket felbontás nélkül az Elnöki Osztály vezetőjéhez, a névre szóló leveleket a címzettekhez, a pályázati, vagy versenytárgyalási hirdetményekre érkezett küldeményeket pedig kézbesitőkőnyvvel, az azok gyűjtésével megbízott osztályhoz, vagy tisztviselőhöz továbbította.
