Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.

- 163 A beadványokhoz csatolt pénz, vagy egyéb értékeket a házipénztárnál letétbe helyezték. Az ajánlott és express küldeményeket az "Ajánlott levelek könyvéiben érkezési sorrendben Jegyezték fel. Külön nyilvántartó könyvet vezettek a táviratokról és a csomagokról. A nyilvántartásba vett táviratokat iktatás előtt bemutatták az Elnöki Osztály vezetőjének, hogy azok tartalmáról Időben tudomást szerezhessen. Az éjjel érkezett táviratokat a 8/ házgondnok ' vette át és reggel az elnöki segédhivatali igazgató kihagyásával közvetlenül az Elnöki Osztály vezetőjéhez továbbította. A csomagokat a segédhivatali igazgató, vagy helyettese jelenlétében a beosztott hivatalsegéd bontotta fel, aki a feladó elmét, a csomag ragszámát, súlyát bevezette a nyilvántartókönyvbe, majd a segédhivatali igazgató utasítása szerint, kézbesitőkönywel a rendeltetési helyére szállította. A számvevőség, vagy a házipénztár elmére érkezett csomagokat a segédhivatal nem bontotta fel. Kezdetben nem működött postahivatal a minisztérium épületében. A minisztérium postáját /valamennyi levél- és táviratküldeményt/ a Hold utcai Bp. 5. az. postahivatalból lakattal lezárt bőrtáskában szállították a minisztérium elnöki segédhivatalába. A kulcs egyik példányát a postahivatal, a másikat az elnöki segédhivatal igazgatója őrizte. Ezáltal elkerülték azt, hogy a küldeményekbe illetéktelenek betekintsenek. 19o6 június 29-én a minisztérium épületében "Budapest 52

M elnevezéssel önálló postahivatalt állítottak fel. Ha a küldemény hatóságtól, vagy más hivatalos szervtől érkezett, megállapították, hogy a borítékon jelzett mellékletek mind megvannake? Amennyiben a postabontó hiányt észlelt, azt az irat hátlapján feljegyezte és a hiányokról Írásban tett jelentést segédhivatal igazgatójának, aki arról a küldő hatóságnak sürgős értesítést küldött. Abban az esetben, ha a feladó neve, elme a beadványon nem volt feltüntetve, eleinte a borítékot az iratban hagyták, később a beadó nevét és elmét a beadványra feljegyezték és a napi borítékokat összekötve, dátummal ellátva egy évig őrizték. He a boríték felbontásakor azt állapították meg, hogy az Irat tartalma bizalmas természetű, a felbontott borítékot ismét lezárták , azon a felbontás tényét tintával feljegyezték és bizalmas jelzéssel továbbították az Elnöki Osztály vezetőjéhez. A felbontott iratokat még a beérkezés napján osztályozták, aezerint, hogy melyik iratot kellett "elnökileg" és melyiket "központilag" iktatni és kezelni. Elnökileg iktatták és kezelték mindazokat az iratokat, amelyek tartalmilag az Elnöki Főosztály ügyköréhez tartoztak, ezenkívül minden bizalmas iratot, a miniszter "saját kezéhez" címzetteket, a közös és az osztrák minisztériumoktól érkezett átiratokat, királyi leiratokat, minisztertanácsi előterjesztéseket és határozatokat a tisztviselők kinevezésére, előléptetésére és áthelyezésére vonatkozó összes iratokat. 0/ Ezek kivételével valamennyi iratot "központilag" történő iktatás és kezelés végett - a már emiitett bőrtáskában - a Központi Iktatóhivatalhoz továbbították. / Iktatás. Az iktatás ugy az Elnöki Osztályon, mint a Központi Iktatóhiva