Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Gyalay Mihály: Egy újtípusú szervnyilvántartás / 123–127. o.

123 G y a 1 a 1 Mihályt EGY UJTIPUSU SZERVNYILVÁNTARTÁS Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről a Magyar Forradalmi Munkás-Paraszt Kormánynak 1958 július 3o-án kihirdetett 45. számú rendelete intézkedik, mlg az egyidejűleg megjelent lo26/1958. számú határozat felkéri a társadalmi szervek vezetőit, hogy a tudományos kutatás elősegítése érdekében, a szervek működése során keletkezett iratok védelmét és selejtezését, a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben, a saját hatáskörükben szabályozzák. A 45/1958. számú kormányrendelet alapján készültek el a minisztériumok vonatkozó végrehajtási utasításai. A tanácsok és azok szerveinek iratvédelméről az l/196o.K.E. számú utasítás rendelkezik. Az egyes tárcák alá tartozó igazgatóságok és nagyobb trösztök pedig, a vonatkozó rendelkezések kiegészítéséről e kérdésben közel félszáz különleges iratselejtezési ügykörjegyzék alapján gondoskodtak. Ezek iratféleségenként években állapítják meg az őrzési időhatárokat. Az egyes levéltárak gyűjtőkörébe tartozó öna/lló levelezést*" szervek működése során keletkezett kiválogatott iratgyűjtemények általában egyetlen fondb

a kerülnek. Ezen elsődleges feladaton tul azonban fennáll még az államhatalom által a szervek iratselejtezésével és iratvédelmével kapcsolatosan megszabott levéltári felelősség is. Gyakorlatilag ez Budapesten azt jelenti, hogy a Fővárosi Levéltár többezer igazgatási, művelődési, gazdasági szerv és szociális intézmény szinte felmérhetetlen élő iratanyagának sorsáért, majd kiválogatásáért felel. A selejtezésellenőrzési munkában mellékfeladataként résztvevő öt-hat tudományos munkatársat a gyűjtőterület sokezer szorgalmas és nagyrészt nélkülözhetetlen tapasztalatú irattári dolgozója támogatja; nélkülük erre a roppant feladatra nem lehetne vállalkozni. Külön és hosszú évekig tartó program még az irattárosok képzése*, aholis súlyt kap as irattári rendszereknek, az iratvédelemnek és selejtezésnek a levéltári szempontokkal való minél szorosabb összehangolása. A hazai ilyenirányú munka egyik első követelménye egy olyan kataszter elkészítése, amely -egyre táguló kereteivel - a gyűjtőterület célszerű szervnyilvántartásának megalkotásához vezessen. A kérdést számtalan kezdeményezés vitte volt előbbre. A Központi Gazdasági Levéltár kérdőiveket boosátott ki, amelyeken az odatartozó szervek élesen körvonalazott pontokra válaszoltak. Intézményesen jelent meg az "A*-és "B"-kártyák rendszere a működő és megszűnt szervek élő és holt anyaga dokumentatív gyűjteményének és selejt-jegyzőkönyveinek nyilvántartására. A kivitelezés érdekében készültek lajstromos nyilvántartások is. -o-o* A kérdésssl kapcsolatos tapasztalataimról - mint e tanfolyamok vezetője külön beszámolóban óhajtok foglalkozni.